そんなとき、あなたの上司はこう考えています。「要するに、アポは取れたのか、取れなかったのか、別の日に決まったのか、どうなんだ！　早く教えてくれ！」

こうしたケースでは、質問者が一番聞きたいこと、つまり「アポイントが取れたかどうか」を最初に答えた後、必要に応じて周辺情報を話すようにしてください。つまり、「はい、取れました」「いいえ、取れませんでした」から答えるのです。

場合によっては、「いいえ、取れませんでした」という回答を受けて、上司が「そうか。じゃあ○○さんへは私から話そう」と別の判断を入れるかもしれません。その判断をしなければならない人にとっては、あなたが提供する周辺情報は雑音でしかないのです。

他にも、「何が言いたいんだ？」「どうして遅れたんだ？」といった詰問調の質問に対して、素直に「何が」や「どうして」に回答せず「すみません」と返してしまう人も多いものです。これも経験的に言って火に油を注ぐことになりかねません。

5W1Hの質問も、Yes／Noで答える質問も、聞かれたことに最初に答えるのがルールです。

実業家ミーティング
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早め早めにチェックを受ける

仕事をしていて最も困るのが、上司やクライアントによる急な方向転換です。それが締め切り直前だと絶望的。しわ寄せは全部自分にやってきます。これを避けるための方法があります。

ホウレンソウを早め早めにすることです。自分からチェックポイントを提案して、上司やクライアントとコンタクトを取り、常に認識を一つにしておく。これができると大きな悲劇を避けられます。

例えばプロジェクトの計画書を作ってほしいと頼まれたら、計画書の目次レベルができた段階で「このような流れで大丈夫ですか？」「スケジュールは『今後検討』でよろしいですか？」などと相談しておきます。

そうすればその場で「これでいい。この流れで続けて」「ここは省いて」などの指示を仰げますし、後日の大きな方向転換を避けられます。さらには「これなら昨年の事例が参考になる。◯◯さんに聞いたら、情報を持っているかもしれない」など作業負荷の軽減につながる情報ももらえるかもしれません。

問題が発生した場合も同じです。状況が進行してからホウレンソウしていたのでは、深刻度が増し、手遅れになってしまいます。何より早め早めの報告が重要です。仕事がデキる人というのは、常に早め早めに動く人です。

トラブルが発生した時点で第一報を報告しておくと、報告を受けた側は最短で問題を認識できますし、その後のあなたへの対応方針を指示することができます。

ある外国人経営者が「悪い話は昨日聞きたかった。いい話は来週でいい」という表現をしていました。彼は、悪い情報ほど先に報告しなさい、と言いたかったのです。