社内企画書、会議の議事録、そしてお客さま向け事業提案書……。会社のなかにはさまざまな書類があふれている。どのように書いていったら仕事がはかどり、成果もあがるのか？

企画にゴーサインをもらえたら、その実現に向けてプロジェクト会議を開催していく。会議はプロジェクトの進捗状況に合わせて繰り返し行われるので、その都度「議事録」を作成することになる。実は私は、社内で仕事を進めるうえでいくつも作成される書類のなかで、この議事録が最も重要だと考えている。

読者の皆さんのなかで、議事録の作成を命じられ、会議の内容をダラダラとあたかも“実況中継”のように書き込み、上司から「こんなの読む気にならないよ」と放り出された人がいないだろうか。かくいう私もサラリーマン時代に、部下や後輩に議事録の作成を頼み、「こんなものでは、会議の決定事項を探すのも一苦労だ。これじゃあ、要点が把握できない」と叱った覚えがある。

どのような仕事でも目的が存在し、それに即したするべきことと、その期限を明確にすることが重要だ。これらの要素を明確にすることで、初めて効率的に仕事を進められる。特にメンバーが何人も集まる会議においては重要で、それらを共有していくためのツールが議事録にほかならないのだ。

そこで議事録には、必ず会議の目的である「ゴール」を示しておく。また、会議で得た「結論」とともに、「決定事項」を記す。その際のポイントは具体的な成果である「アウトプット」を書き込むことで、各人がすべきことがより明確になる。もちろん、誰がいつまでにやるのか、「担当」と「締切」の記入も忘れてはいけない。

こういうと、会議は出席して単に自分の意見を述べれば済むものではないことがわかるはず。一人ひとりの参加メンバーが、役割に応じて課せられた責任を果たしていくことが重要なのだ。

そうした意味では、会議に出席するメンバーも選抜する必要がある。絶対に招集しなければいけないのは、経営戦略を意思決定する権限を有している人物である。また、正否を判断するのに正確な情報を持っている人も必要不可欠だ。次ページからのビフォー、アフターのなかでは作成方法と意味合いが違うので指摘しなかったが、アフターの出席者が増えているのはそのためなのである。

議事録については、社内でフォーマット化しておくことを勧める。できればA4一枚を基本とし、記載はアフターに示したように必要最低限のポイントのみで、わかりやすく書き記す。そして、上司にもプリント配布かメール送信で報告し、チェックを受けよう。