｢納期は1週遅れます｣を先に言う…年収800万円以上の87.5%が選んだ｢伝わる報告｣の順番

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同じ内容でも、8割が「結論が先」を選んだ

部品の入荷が遅れ、納期を1週間延ばさなければならなくなった。上司や同僚に報告するとき、あなたなら、どちらの順番で話すでしょうか。

「部品の入荷が遅れました。そのため納期は1週遅れます」
「納期は1週遅れます。原因は部品の入荷遅れです」

伝えている内容は同じです。違うのは、原因と結論のどちらを先に置くかだけ。ところが、プレジデントオンライン会員1497人を対象にした調査では、後者の「結論を先にする報告」のほうが要点を理解しやすいと答えた人が、全体の80.1％にのぼりました。

この傾向は、年収が高い層ほど強くなります。結論を先にする報告を選んだ割合は、年収400万円未満で74.1％、400万円以上800万円未満で81.6％、800万円以上では87.5％でした。

どの年収層でも多数派は「結論が先」です。高年収の人とそれ以外で好みが逆転するわけではありませんが、結論を先に示す報告への支持の強さには差が見られました。

「説明を足すほど親切」とは限らない

話す側としては、事情を順番に説明してから結論を述べたくなるかもしれません。しかし、聞く側は、まず「何が起きたのか」を知りたい。原因から話し始めると、報告の要点が見えるまで待たせることになります。

調査では、話し方について人から注意や指摘を受けたことがある人は49.7％。その744人に内容を尋ねると、もっとも多かったのは「要点や結論がわかりにくい」で41.5％でした。「言い方がきつい・上から目線に聞こえる」が37.0％、「話が長い」が24.9％と続きます。

岡本さんが特に問題視するのは、「話が長くて要点がわからない」話です。こうした人には二つのタイプがあると指摘します。

一つは、話すうちに「この情報が足りないのではないか」と不安になり、説明を足していくタイプ。もう一つは、とにかく自分が喋りたいことを喋るタイプです。

「人は自分が話をする状態を快楽と感じやすいので、『自分の話を聞いて』と話したいことを一方的に話してしまう」

岡本さんは、こうした自分本位な姿勢が、話の長さや相手の話を遮るといった、悪い印象を与える話し方につながると説明しています。話がまとまらない場合は、「結論から話す」など、論理的に話す型を練習することを勧めます。

まず結論を伝え、必要な原因を続ける。それだけでも、聞き手が要点をつかみやすくなります。

ただし、仕事で評価される伝え方は、報告の順番だけでは決まりません。上司の意見に同調する部下と、納期のリスクを指摘して別案を提案する部下では、どちらが高く評価されるのか。今回の調査では、その回答にも年収別の傾向が見られました。

全文では、部下の「同調」と「別案の提案」のどちらが評価されたかに加え、信頼を下げるひと言、相手を疲れさせる話し方、岡本さんが勧める改善法まで紹介しています。