ミスを起こさないために徹底していること

締め切りと所要時間から、必要に応じて月単位・週単位・日単位のスケジュールに落とし込み、それをカレンダーや進行帳に書き留めます。

パソコンやスマホのスケジュールアプリを使えば、チーム全体でスケジュールを共有できますから、便利で間違いがありません。

留意したいのは、つねに前倒しを心がけ、納期ギリギリにこなそうとしないこと。自分を過信して、納期ギリギリに仕事をしようとすると、ミスにつながりますし、納期までに間に合わないケースも出てきます。

ミスが起こると、それをとり返すために不要な時間を費やしますから、なおさら納期に遅れてしまいます。

そうした事態を避けるために、スケジュールには十分な余裕を持ち、前倒しで仕事を進めるようにしているのです。

また、自分の許容量以上の仕事を抱えてパンクしそうなときは、締め切りの間際になって「やっぱりできませんでした」と泣きつくことのないようにすることが大事です。

これも前倒しで、なるべく早めに上司に現状を話して相談します。そうすれば上司はサポート役をつけたり、抱えている仕事の一部をほかの人に割り振ったりして対応してくれるでしょう。

カレンダーと書類
写真＝iStock.com／kiddy0265
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「重要度」と「切迫度」で優先順位をつける

私は常時、複数の仕事を抱えています。私に限らず、みなさんも同時に複数の仕事を抱えていることでしょう。そうした仕事には、とても重要なものと、優先順位の低いものが、入り交じっているはずです。

仕事をいくつも抱えていると、何から手をつけていいのかがわからなくなり、油断すると締め切りに間に合わない仕事が出てきてしまいます。

そんなことを避けるために欠かせないのが、仕事に優先順位をつけておくこと。優先順位の基準となるのは、「仕事の重要度」「期限の切迫度」という2つです。

まず重視したいのは、仕事の重要度です。会社にとって大きな意義を持つ仕事を、ほかよりも優先して片づけるべきです。自分で重要度が判断できないなら、上司に確認しておきましょう。

もう一つの期限の切迫度については、それほど重要な仕事でなくても、締め切りが目前に迫っている仕事を優先するということです。自分では重要ではないと思っていても、締め切りを少しでもすぎると、後工程に迷惑をかけることがあります。

仕事の優先順位をガラス張りにして“見える化”してくれるのが、タスク（作業）を管理するための「ToDoリスト」です。

「ToDo」とは、「やるべきこと」といった意味。それをリスト化したToDoリストは、子どもたちの学習にも使われているようです。

子どもたちも、学校の勉強以外に、学習塾の宿題、習い事といったタスクがたくさんありますから、いくら脳が若々しくて記憶力がよくても、リスト化しないとこなせないのでしょう。

会社員にもToDoリストは必須です。

私は記憶力にはまだまだ自信がありますが、やはり自分を過信せずにToDoリストを活用しています。