なぜあなたは忙しいのか。それはムダな行動で時間を浪費しているからかもしれない。今回、「プレジデント」では5つのムダについて、5人の識者に解決法を聞いた。第3回は「会議するだけムダ」――。（全5回）

※本稿は「プレジデント」（2018年1月29日号）の特集「24時間の使い方」の掲載記事を再編集したものです。

日本企業では6割の会議が「議題不明」

近年、会議の時間は増えている。メールやテレビ会議などの発達により、以前よりも日程調整や参加がしやすくなったからだ。アメリカで行った当社の調査によれば、幹部は平均して週2日以上も会議に参加しており、組織全体の時間の15％が会議に使われているという。

しかし残念なことに、その会議のほとんどが有意義なものとは言えない。マネジャーが「出席が必要だった」と感じる会議に費やした時間は全体の約4割。残りの6割は、何らかの部分で出席の必要を感じなかったのである。

不毛な会議の特徴は、議題が設定されていないことだ。さまざまな調査があるが、世界的な平均としては、約3割の人が「アジェンダが不明」と感じる会議に参加している。日本企業で見た場合、その数字はなんと6割にまで跳ね上がる。1度始まった定例会議がなくなることは少ないため、「時間が経つうちに少しだけメンバーを代えながら、似たような内容の会議がたくさん開かれるようになった」というケースもよくある。

これを防ぐためには、一定期間ごとにどんな会議が開かれているかをチェックし、その内容を見直すことが必要だ。米フォードでは会議全体の上限時間である「時間予算」をあらかじめ決めていて、新しい会議を追加する場合、既存の会議のうちどれかをなくさないといけない。これによって議題が不明な会議は減るだろう。

全ての画像を見る（2枚）