時は金なり。わかっていても能率が上がらないのはなぜ？ 役職別に抱えがちな問題をコンサルタントがお答えします。

チームを率いるマネジャーが目指すべきは脳の同期化――
「部長の悩み」

【Q】部の一体感を出すため増やした会議に時間をとられ、仕事がはかどらず。

会議の目的・内容もいろいろな違いはあると思いますが、大切なのは時間の長短ではなく、その進め方や内容。定例ミーティングなどでよくあるのが、過去の確認に時間を使いすぎるケースです。

上司が部下に、仕事がどこまで進んでいるかといった業務報告を延々とさせる。そこで気がついたことがあればアドバイスはしますが、個々の細かな仕事の内容までは把握しきれていないので、予定と実績を照らし合わせる「予実管理」が中心になってしまいます。

部下は会議が状況共有の場という意識が薄く、他のメンバーが話していても、自分の業務に関係しない限り、たいていは聞き流してしまいます。これでは会議を長く感じても仕方がないでしょう。

組織の一体感を出すための日常業務に対する会議に限れば、会議とは課題に対して議論し、組織としての方針や方向づけを決定し、参加者全員でコンセンサスを得るのが本来の姿です。目標をどこに置くのか、そのために起こりうる問題は何か、解決にはどのような方法があるかといった仕事の段取りをしっかり行うことが大事。互いの思考を共有する過程で知恵を出しあい意見交換することが、先手先手の問題・課題解決を可能にし、組織の一体感の醸成に繋がります。

会議を「仕事そのものの段取り行為の場」と位置付ければ、時間ばかりとられ、仕事はいっこうにはかどらずという状況を脱することができると思います。上司は部下に伝えたつもり、部下はわかったつもりで、起きる誤解とやり直しという時間の無駄もなくなるでしょう。