｢やることリスト｣を上から潰していく人は効率が悪い…仕事が速い人が実践するシンプルな習慣 仕事をただ｢箇条書き｣にして頭の中で整理する

「リスト化」は外部環境の変化に対応できない

例えば、タクシーに乗って、「どこそこまで、急いでください」と伝えたとします。

経験の浅いドライバーの場合、まずはナビをセットして、5つくらい表示される候補の中から、最短のルートを選択して、それに従って目的地に向かいます。

この5つくらい表示される候補ルートが、いわば「リスト化」された選択肢です。

ベテランのドライバーであれば、瞬時に複数の候補ルートを頭の中で思い浮かべ、「この時間はどこが渋滞しているか？」とか、「このタイミングでは、交通規制の可能性がある」など、自分の経験値で条件を加味して、ベストのルートを選びます。

写真＝iStock.com／takasuu

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リスト化されたナビに頼ることなく、条件や状況に応じて柔軟に情報をピックアップして判断するから、早く目的地に到着できるのです。

リストを作成して判断基準を固定化してしまうと、外部環境の変化に対応できず、結果的に空回りすることになります。

仕事を「視える化」するだけでは、必ずしも仕事は短くやれないのです。

「すべての仕事で、70点を確実に取る」が第一優先

どんな仕事でも100点満点の結果を出すことが理想ですが、たくさんのタスクを抱えているならば、そのすべてで満点を狙うことは現実的ではありません。

日本人には完璧主義の人が多いため、全部の仕事で100点満点の結果を狙いがちですが、仕事には必ず制限時間があります。

満点を目指してひとつのタスクに集中してしまうと、時間切れで他のタスクまで手が回らなくなります。

残りの仕事が全部0点になったのでは、何の意味もないのです。

私は自分の会社の社員には、「すべての仕事で、まずは70点を確実に取る」ことを要求しています。

優先度の高い仕事から始めて、全部のタスクで70点を目指します。

ひと通りの仕事が70点のレベルに達して、時間的な余裕や余力があれば、70点を80点へ、さらには90点に向かってブラッシュアップする……というスタイルです。

すべての仕事で満点を目指すと、プレッシャーに押し潰されながら、全力疾走する必要があり、仕事に「ムラ」が生じます。

70点のアベレージでいいとなれば、不安やストレスを抱えることなく、自然体で取り組むことができますから、素早く仕事が進みます。

短い時間で効率よく結果を出すためには、まずは70点を目指すことが第一関門だと考えています。