エクセル作業のスピードを左右するのがショートカットキーの使い方。わずかな時短術の積み重ねが、大きな差を生む。

小さな時短術の積み重ねが大きな差を生む

サッと仕事にかかるには、エクセルの起動時間も極力短くしたいものです。

【（1）一発でエクセルを起動できる方法】

写真＝iStock.com／YanLev
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2つ紹介します。1つは「ランチャー機能」を使うこと。「スタート」メニューからエクセルを選び、右クリックで「プロパティ」を選択。「ショートカットキー」欄に任意の文字（例えばエクセルの「E」）を登録すれば準備完了です。起動時は「Ctrl」＋「Alt」＋任意の文字を押すだけ。ストレスゼロで仕事を開始できます。

もう1つの方法では、エクセルのショートカットを画面の最下段にある「タスクバー」にドラッグ・アンド・ドロップします。すると、左からの並び順の数字をWindowsキーと一緒に押すだけでエクセルが起動します。例えば一番左に置いた場合は、Windowsキー＋「1」という具合。これくらい瞬間的にパッと起動できると、エクセルを電卓代わりに使えて便利です。

【（2）入力の効率化を図るワザ】

私の会社ではファイル更新日を記す習慣にしていますが、手入力では案外手間がかかるもの。日付なら「Ctrl」+「セミコロン（;）」、時刻は「Ctrl」＋「コロン（:）」が便利。これらを続けて行えば、同一セル内に日付と時間の両方を記入できます。間に半角スペースか、「Alt」＋「Enter」で改行をはさむと見やすくなります。

【（3）コメント機能】

複数の人でファイルを共有する場合、便利な機能です。コメントボックスを開く際、多くの人はマウスの右クリックで「コメントの挿入」を選んでいるはず。でも、「Shift」＋「F2」なら一瞬で済み、私は各行列の記入例などを入れておくのに重宝しています。

【（4）セル内でのカーソル移動】

文字情報が多いファイルでは案外面倒な作業で、マウスなしでサクサクこなせば、大幅な時短を実現できます。

例えば、文字列の途中から行頭に移動したいなら、「Home」を押すだけです。逆に行末に飛ぶには「End」を押せば一発です。ただし、複数の段落がある場合、段落トップに飛ぶには「Ctrl」＋「Home」、最後に飛ぶには「Ctrl」＋「End」を押します。

私の会社では、顧客対応の記録などもすべてエクセルで管理しています。こうしたワザがあれば文章編集の手間を大きく軽減できるため、特別なアプリは必要ありません。

【（5）複数ファイルの切り替え】

複数のファイルやアプリケーションを開いていると、混乱して作業効率が落ちてしまいがち。「Ctrl」＋「F6」か「Ctrl」＋「Tab」でパッと切り替えましょう。「Alt」＋「Tab」で「Tab」だけを離すと、選択画面が表れ、「Tab」を押すごとに切り替えられます。選択画面が必要ないなら「Alt」＋「Esc」でOKです。