エクセル作業のスピードを左右するのがショートカットキーの使い方。わずかな時短術の積み重ねが、大きな差を生む。

小さな時短術の積み重ねが大きな差を生む

サッと仕事にかかるには、エクセルの起動時間も極力短くしたいものです。

【（1）一発でエクセルを起動できる方法】

写真＝iStock.com／YanLev
全ての画像を見る（4枚）

2つ紹介します。1つは「ランチャー機能」を使うこと。「スタート」メニューからエクセルを選び、右クリックで「プロパティ」を選択。「ショートカットキー」欄に任意の文字（例えばエクセルの「E」）を登録すれば準備完了です。起動時は「Ctrl」＋「Alt」＋任意の文字を押すだけ。ストレスゼロで仕事を開始できます。

もう1つの方法では、エクセルのショートカットを画面の最下段にある「タスクバー」にドラッグ・アンド・ドロップします。すると、左からの並び順の数字をWindowsキーと一緒に押すだけでエクセルが起動します。例えば一番左に置いた場合は、Windowsキー＋「1」という具合。これくらい瞬間的にパッと起動できると、エクセルを電卓代わりに使えて便利です。

【（2）入力の効率化を図るワザ】

私の会社ではファイル更新日を記す習慣にしていますが、手入力では案外手間がかかるもの。日付なら「Ctrl」+「セミコロン（;）」、時刻は「Ctrl」＋「コロン（:）」が便利。これらを続けて行えば、同一セル内に日付と時間の両方を記入できます。間に半角スペースか、「Alt」＋「Enter」で改行をはさむと見やすくなります。

【（3）コメント機能】

複数の人でファイルを共有する場合、便利な機能です。コメントボックスを開く際、多くの人はマウスの右クリックで「コメントの挿入」を選んでいるはず。でも、「Shift」＋「F2」なら一瞬で済み、私は各行列の記入例などを入れておくのに重宝しています。

【（4）セル内でのカーソル移動】

文字情報が多いファイルでは案外面倒な作業で、マウスなしでサクサクこなせば、大幅な時短を実現できます。