実力派秘書10人が大切にしている「気配りのツボ」【後編】

【7.メール】漢字、日付、曜日を確認して、ユーモアを
●面白法人カヤック 総務 本間利沙さん

メールひとつにも工夫を凝らし、思いを込めるのが私のポリシーです。その結果、「面白法人カヤック」を名乗る会社の秘書として、ユニークなイメージを持っていただければと思っています。

秘書の場合、社長がやりとりしていた相手の連絡を途中から引き継ぎ、メールで訪問や会食の日程を調整する業務が発生します。社長は比較的フランクに相手と接していますが、秘書としては社長のノリまで引き継がず、TPOをわきまえなければなりません。

メールで最も気を付けなければならないのは、相手の名前を間違えないこと。特に「辺」や「斉」など複数の字体があるものは要注意です。日程調整の際は、意外と日付と曜日のずれが発生しやすいので、受信時、送信時のそれぞれでチェックが欠かせません。

【写真左】面白法人カヤック 総務 本間利沙さん／2007年7月、ほぼ新卒で入社。採用担当などを経て、11年頃から社長秘書業務を兼務。現在は、社長秘書、入社手続き、来客受け付けなどを担当。二十数年のバレエ経験があり、現在はヨガで汗を流す。【写真右】面白さを狙うのではなく、結果的に面白く見えるメールが理想。