だからAIを使っても､仕事がラクにならない…定時に帰るための｢任せる仕事｣と｢自分でやる仕事｣の境界線

AIに任せられる仕事の「5つの条件」

AIが得意なのは、毎回似た手順で進む仕事です。例えば週報作成であれば、今週の数字を確認する、前週との差分を見る、特に変化の大きい項目を整理する、報告文にまとめるという流れがあります。

会議準備であれば、前回の議事録を確認する、未決事項を洗い出す、今回議論すべき論点を整理する、という流れになります。

こうした作業は、手順や確認項目が比較的明確なため、AIに依頼しやすい業務です。一方で、AIは何もないところから業務判断を生み出すものではありません。そのため、元データや議事録などの入力資料が存在することも重要な条件です。

また、箇条書き、表、報告書、メールの下書きなど、出力形式を指定できることも重要です。さらに、「前週から大きく変化した数字を優先する」「期限が近い案件を目立たせる」といった判断基準を言葉で説明できると、より安定した結果を得やすくなります。

条件をまとめると、次のようになります。

出典＝『Claude Cowork × Microsoft 365 Copilot Cowork実践ガイド』（日経BP）

まずは仕事を「小さな作業」に分解する

AI活用を考えるときは、業務全体をそのまま渡すのではなく、小さな作業に分解して考えることが重要です。「会議準備」という仕事には、前述したように前回の議事録を読むなどの一連の作業があります。この中でAIが得意なのは、資料を読む、情報を分類する、要点をまとめる、下書きを作るといった作業です。

例えば、毎週の営業レポート作成をAIに整理させる場合、単に「週次レポート作成を分けてください」と頼むだけでは不十分です。どの資料を使うのか、何を成果物にするのか、どの判断を人間が持つのかまで書いておくと、AIは作業を分けやすくなります。

一方で、どの論点を優先するか、誰にどこまで共有するか、どのように合意形成を進めるか、といった判断は、人間が担う必要があります。AIは判断材料を整理する役割を担当し、最終的な意思決定は人間が行います。

出典＝『Claude Cowork × Microsoft 365 Copilot Cowork実践ガイド』（日経BP）