“ひと目でわかる”エクセル表の作り方表作りの基本は「WHO、WHAT、WHY」

【STORY】
あなたは自動車販売店の新人営業マン。ある日、課長から呼び出された。「うちの店で扱う商品の1カ月の売り上げ状況を表にまとめてくれないか。今の管理表はゴチャゴチャしていてわかりにくいんだ」。これまで、名簿程度の表しか作ったことがないあなた。期限は明日。さあ、どうする？

資料は誰かに報告するために作成するもので、相手の目線で整理することが重要です。Excelでの表作りが苦手な人は、相手が求めていることをよくわかっておらず適切に情報を整理できないために、うまくいきません。

資料作成で最初にやるべき作業はWHO、WHAT、WHYを決めることです。

WHOとは資料を見せる「相手」を意味します。たとえば業務効率を高めるITシステムの導入であれば、投資判断をする人は費用対効果の数字を求めたがりますが、現場担当者は使い方や作業負荷の軽減度合いを知りたいと考えるでしょう。

WHATはその資料を使う「ねらい」です。情報を共有する場合と、相手に意思決定を求める場合では、資料の作り方が当然変わります。

WHYは、WHOとWHATの組み合わせが妥当である「理由」です。ねらいに対して最も効果的に行動してくれる相手に向けてその資料は作られているか、よく考える必要があります。

POINT●表作りの3カ条
WHO――資料を見せる「相手」を考える
WHAT――その資料を使う「ねらい」を理解する
WHY――相手とねらいが妥当である「理由」を確認する

“ひと目でわかる”エクセル表の作り方 表作りの基本は「WHO、WHAT、WHY」