資料を作りはじめる前に、「これだけは頭に入れておいてほしい！」ということを、プレゼンテーションのプロ・清水久三子さんが厳選。当たり前のようで、実際にはできていない意外な盲点も。心がけ次第であなたの資料はさらに磨きがかかるはず。
ルール1：一歩踏み込んだ目的＆GOALを設定しよう
●報告書は、報告をすることだけが目的ではありません！
資料作成の第一歩は、目的とゴールを決めること。例えば営業報告書では、訪問先や進捗（しんちょく）状況などを報告すればいいと思っていませんか。報告書の目的は、事実を報告することだけではありません。
ビジネス文書は、相手にアクションを取ってもらうために作るものです。つまり、この報告書を通じて、誰にどんな行動を取ってもらいたいのかを明確にすることが、ゴールを設定するということです。
なかなか次のステップに進めない営業先があるので、報告書を読んだ課長にフォローしてもらう。あるいは、昇進・昇格を控えたタイミングなので、部長に自分のスキルや実績をアピールして昇格を後押ししてもらうことがゴールになるかもしれません。
うまく資料が作れないという人は、最初に目的とゴールを設定していないことが多いのです。もう一歩踏み込んで、誰のどんなアクションを引き出すのかを、明確にイメージしましょう。
ルール2：相手の期待値を読もう
●完成度が高くても、納期遅れの資料は紙くず同然
ターゲットのアクションを引き出すためにも大切なのが、相手の期待値を把握すること。ビジネスで重視される「QCD」、つまり「品質（Quality）、価格（Cost）、納期（Delivery）」という3つの要素が、資料作成でも重要になります。相手の求めるQCDを把握して、その期待に応えましょう。
100人のメンバーが共有する重要なプロジェクトの資料なら、丁寧に作り込んだほうがいいでしょう。逆に、ポイントさえつかめればいいから、とにかく早く報告書を出してほしいという場合には、納期が最優先です。
特に、スピードが重視される現代では、納期の重要性が高まっています。早ければ早いほど、アクションに結びつきやすいので、同じ資料でも、今日と明日では価値が変わってしまうのです。
だからこそ、過剰に品質を追求して、自己満足のために時間をかけていないか意識しましょう。どれだけ美しい資料も、明日になればまったく無意味な紙くずになってしまうこともあるのです。
