この春、異動があった、転職するという人も多いのでは？ 人が動けば必要になるのが「引き継ぎ」。担当者が替わってもみんなが困らない、後継者もスムーズに業務を続けられるコツについて聞きました。
異動シーズンになると発生する「引き継ぎ」。人や会社によって引き継ぎの仕方はまちまちですが、うまく引き継ぎが行われないと、後継者への大きな負担やトラブルの原因にもなります。
通常業務と平行して行われる引き継ぎはそれ自体が負担になりがちな上、あまり余裕のないスケジュールで進められることも多いもの。スムーズに引き継ぎを行うコツはあるのでしょうか？ 引き継ぎの経験が多い人たちの意見を参考に、円満に引き継ぎをするコツをご紹介します。
資料編：「分かりやすく」は基本中の基本
引き継ぎ資料をつくる時間は、まとめてやるとかなり時間をとるもの。そして、もし自分がいなくなったら、引き継ぎ相手はその資料を頼りに作業しなくてはなりません。そこで資料作りのポイントを聞いてみました。
「相手が分かりやすいように、文字ベースではなく、図をメインに。なるべく画面キャプチャをつけて、図を見ただけでポイントが伝えられるような資料を作成しています」（20代女性）
たとえば管理システムの操作などは、画面キャプチャがあると喜ばれます。特に外部や異業種から来た人に引き継ぐときは、社内の共通言語が伝わらないことも。図で示せるものは、図を使った方が安全でしょう。
「紙で残るものは会社の公式資料なので、裏技的なものは記載しません」（30代男性）
日々の作業を効率的に動かすために、個人的なノウハウや“裏技”がある人もいるでしょう。しかしこれは資料に記載しない方がベター。この方の場合、口頭で伝えているそうです。環境の変化などでのちのち“裏技”が使えなくなることもありますから、“裏技”なしでも仕事が回るように資料を作るのが基本です。
「作業だけでなく、具体的な事例（こういった場合はNG／OKだったなど）をマニュアルに入れてくれていたのがよかった」（20代女性）
「上手くいかなったときの解決法も共有する」（30代女性）
企業サイトなどのFAQも、具体的な事例があることにより、もしもの時に役立ちます。同じように実際に体験した人しか分からない細かい事例を書いて残しておくことは、いざというときの力強い味方になってくれるようです。
