資料編：クラウド＆オンラインツールを活用！
資料は必ずしも紙とは限りません。社内にクラウドやオンラインのツールがある人は、それを活用しない手はない、という意見も。
「紙にまとめると書類ごとどこかに行ってしまう場合があるので、グループで共有のプロジェクト管理ツールを作っておくといいと思います」（30代女性）
「資料は消されたり移動されたりするので、社内のオンラインスペースに残しています。のちのちの手間を省くため、引き継ぐ人へ限定でなく、新入社員向けマニュアルとしてまとめています」（40代女性）
何も知らない新入社員向けに最初から資料を用意しておけば、引き継ぎのときも問題なく使えるということですね。中には「引き継いだときから、変更があるたびバージョンアップをかけて、普段から改めて資料を作らなくてもいいようにしている」（20代女性）という人もいました。
口頭説明： 説明だけでなく、一緒にやってみる
資料では足りない部分については、口頭で伝える必要があります。そのとき相手に「分かったつもり」にさせてしまうと、トラブルのもとになってしまいます。立つ鳥跡を濁さず。美しく引き継ぐために気をつけるべきポイントは何でしょうか？
「いきなり細かいところから説明せず、森→林→木→葉のように、徐々に細かいことを説明していくようにしています」（20代女性）
混乱させないためには、説明の順序は大切です。口頭説明の際、途中で質問タイムを設けるという人も。説明をしながら一緒にやってみる、という人も多かったです。
スケジュール管理：可視化で進捗を共有！
異動日や退職日が決まっているときこそ、スケジュール管理も引き継ぎ成功のキモに。
「1か月前から共有の予定表に、引き継ぎスケジュールを入れています」（40代女性）
「ルーティンワークであれば、3回は回せるスケジュールにしています。自分でやりながら説明して1回、やってもらいながら見るのを1回、1人でやってもらってもう1回。合計3回を想定しています」（30代男性）
分かったつもりにさせないためにも、引き継ぎ先の人が1人でできるかどうかのチェックは必須項目。相手の理解状況を把握することは、トラブル防止のためにも必要です。また日常業務との重複具合も、スムーズに引き継ぎを進めるための大切なポイントに。
「他の業務との重なり具合を把握するために、ガントチャートで可視化するようにしています」（30代女性）
ガントチャートとは、進捗状況を横棒で示した、プロジェクト管理などに用いる表のこと。共有スケジュールにせよ、ガントチャートにせよ、可視化して進捗を共有することが大切なようです。
