会議を行う曜日・時間によって、生産性に大きな差が生まれるのをご存じだろうか。さまざまな業務をこなすのには最適な曜日・時間がある。曜日・時間ごとの特徴を活かしたスケジュール管理で、仕事の効率を最大化する方法を紹介する。
スケジュール帳
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どの曜日にも平均的にリソースを注ぐには？

「業務をこなす時間が足りない」
「仕事が煩雑で効率化できない」

こうした悩みを多くのビジネスパーソンからよく聞きます。これらの原因は、業務のピークとオフピークをうまくコントロールできていないことにあるかもしれません。

タスクが一部の時間や曜日に偏ると滞りが発生します。これが職場の無理や無駄を生み、生産性やモチベーションの低下につながっているのではないでしょうか？　そうであれば物流業界が取り組んでいる「平準化」で解決できます。

私は大学でロジスティクス工学を研究しています。ロジスティクス工学とは、物流を効率的に管理し、データを活用して最適化する学問です。その発祥は第二次世界大戦中で、軍隊が大量の物資や弾薬を迅速かつ効率的に輸送・供給する必要性から生まれました。現在では、数理モデルのかたちで、物流やサプライチェーンマネジメントの最適化、在庫管理、交通インフラ、さらには医療分野（ワクチンの供給など）に至るまで、幅広く応用されています。

たとえばアパレル業界では、金曜午後から日曜日に売り上げのピークがきます。顧客は時間に余裕のある週末にリラックスした気分で衣料品を選び、購入したいからです。そうすると、商品の搬入は必然的に木曜と金曜午前に集中します。トラックが不足し、コストも割高になります。

そこで、ファッション店舗の中には平日に限定値下げをしたり、営業時間を延長するところもあります。それによって週末のピークを軽減するとともに、補充する商品の搬入を週末以外に分散して、運送コストの低減を図るのです。

タスクや需要が特定の曜日に集中する現象を物流業界では「曜日波動」と言います。ピークとオフピークの落差が大きいと人件費が膨らんだり、残業が増えたりするだけでなく、機械設備の稼働率が低下し、固定費の負担が大きくなることもあります。また、顧客満足度の低下や、従業員のモチベーション低下にもつながりかねません。

そこで、ロジスティクス工学の手法を用いて「平準化」を行い、需要予測をもとに生産計画や在庫計画を立て、曜日波動を緩和して最適化を図るわけです。この考え方は皆さんの仕事の時間管理や作業の効率化にも活用できます。

内容や重要度に応じてタスクを振り分け、どの曜日にも平均的にリソースを注ぎ込むことで、安定したパフォーマンスを発揮できます。全体を見て極端なピークをつくらず、負荷を分散させる工夫が必要なのです。

たとえば、月曜日の午前に多くの職場で「週次会議」が行われます。前週の報告やフィードバックを受け、その週に必要な一連のタスクをチェックするためだとされています。