「書き出して、囲む」だけで一目瞭然

資料の裏紙でも、ホワイトボードでも構いません。リモートワークなら画面共有でも良いと思います。

何かしら部下に見せられるものを用意して、4×4マスの枠組みを作成します。

左上の枠に優先順位をつけたいテーマを記入し（この例の場合「今日やることは？」）、3分ほど時間をとって「今日やること」の「候補」を、まずは思いつく限り書き出します。

【図表】4×4マスの枠組みに書き出す
出典＝『「わかる」から「動ける」まで 言葉の解像度を上げる』（プレジデント社）

続いて、「今日やること」について一通り書き出せたら、次の質問に該当するものを○△□で囲んでいきます。

・質問1　重要度＝特に「重要なもの」は？ → ○で囲む（最大3つ）
・質問2　緊急度＝特に「急ぎのもの」は？ → △で囲む（最大3つ）
・質問3　難易度＝特に「着手しやすいもの」は？ → □で囲む（最大3つ）

すると、最終的に図表2のような「紙1枚」が完成しますが、これを見れば一目瞭然です。

【図表】○△□で囲んだ表
出典＝『「わかる」から「動ける」まで 言葉の解像度を上げる』（プレジデント社）

○△□すべてで囲まれているということは、それだけ「優先順位が高い」ということになります。

すなわち、この「紙1枚」をガイドにして、たくさんの記号で囲まれているタスクから片づけていく。

あるいは、それらを重視して判断や意思決定をしていく。

そうすれば、「優先順位をつけて働く」という曖昧なフレーズについて、「すぐに動けるレベル」で部下に伝えられたことになります。

ちなみに、もし今回紹介した「重要度」「緊急度」「難易度」という3つの切り口がピンとこないということなのであれば、質問の内容を自分なりに変えてもらっても構いません。これはあくまでも一例だと捉えてください。