急ぎの用件は電話がいちばん。気をつけるべきこととは
アンケートの回答を見ると、「急ぎの用件」「すぐに回答がほしい」ときは電話を使用する人が多い（Q12）。直接会話する重要性を多くの人が感じているが、急ぎでも「事前にチャットやメールで都合を確認してから」という人も。会社のカルチャーや人間関係にもよるが、電話の場合はより「相手・内容・時間」を考慮する必要がありそう。「9時から18時。昼食時は避けると決めている」人もいる。一方、「相手の時間を奪う」から電話は一切しないという声も多数あり、営業活動にありがちな「いきなり電話」はできる限り遠慮すべきだろう。
電話の際に気を使うことは、「早口にならないように」「声のトーンを明るく」「丁寧な言葉づかい」などが多い。いずれにしても、相手に伝えるためには、「ひとりで話し続ける」など、一方通行はNG。用件は簡潔に、丁寧な言葉で、相手を敬いながら話すことが、相手の心に響く。さらに相手の体調をおもんぱかったり、感謝の言葉を添えたりすると一層心が伝わるもの。1対1しかも、声のみで話す電話は、お互いの感情や雰囲気がじかに伝わりやすいため、より慎重さが必要となる。
手書き文字にほっこり。受け取る人に思いをはせて
オンラインツールに席巻されたように思えるが、手紙派も健在。手紙のメリットはなんといっても「温かみ」や「誠意」が伝わりやすいこと。肉筆で書かれた文章に、書き手の思いを感じ取ることができ、「手紙をもらうだけで感動する」という声も多く挙がった。
ふだんメールで済ます人も、頂き物の「お礼」や「書類送付時」には手書きの手紙や一筆箋を添えているよう（Q15）。ただし、手書きの手紙は、細心の注意が必要。「文頭・文末の礼儀」「語尾の統一（です・ます調、だ・である調）」「美しい日本語」「誤字脱字」「季節にあった時候の挨拶」など。
そして何よりも「丁寧に」字を書くこと。もらった手紙がものすごい悪筆だと「書き手への印象はダウン。手紙の内容は記憶に残らない」という厳しい意見も。リアルでもオンラインでも「伝える相手へ思いをはせる」ことが大切。「伝える」ことは、決して一方的では完結しない。相手が理解してこそ、はじめて「伝わった」ことになる。
相手を思えばこそ、無礼な態度にもならないし、丁寧な言葉や文字でわかりやすく伝えたいと、自ら努力もできるのだ。
