無表情になりがちなオンライン会議では参加者の積極的なリアクションと発言のタイミングが重要になる（Q6）。また、オンラインだからといって、リラックスして臨む人はいないだろうが、「リアル会議と同じだという意識は大切」との意見も。在宅勤務で、ホームウエアのまま参加するのは当然NG。せめて上半身だけでもきちんと身支度を整えることが必須。「いつもジャケット着用で参加する同僚。きちんとしているなと印象がアップ」という声もある。
また、ただの傍聴人になるのは避けるべきこと。最後までひと言も発さず退室するのは「本当に仕事をしているのか」と他者を不愉快にさせる行為。そうした参加者を出さないためにも、進行役を定め、すべての人に発言の機会を与えるようにするのも重要だ。発言する場合は、「長時間発言しない」「先の発言者に話をかぶせない」「一方的にしゃべらず、会話のキャッチボールを心がける」のはもちろん、「反対意見は言葉を選び、慎重に」伝えることも大切だという。
リアルではその場の空気感で、ある程度の反対の感情も緩和されるが、オンラインでは直接的に伝わり、相手の心に刺さるという。思いがけず「誹謗中傷された」と受けとられないためにも、特に気をつけたいポイントといえる。
さらに、集中力が途切れやすいのもオンライン会議の特性。参加者に興味のある内容、引きつける話し方、簡潔な伝え方が、リアル以上に大切になりそう。
今、あらためて見直したい。メール・チャットの使い方
リモートワークが進む前から浸透しているのが、メールやチャットなどのワークツールだ。つい20年ほど前までは、ビジネス上の連絡ツールといえば「電話」「FAX」が当たり前だったが、今や主流はメールに取って代わった（Q7）。通常連絡はもちろん、資料も同時に送付可能、さらに同じ内容を関係者に一斉に伝えられる便利さで利用者が多い。また発信記録が残る利点も挙げられた（Q8）。検索の容易さもあり、過去の記録を見つけやすく重宝する。
メールに比べるとチャットは社内の個人間やグループでのやりとりで使用する人が多い印象だ（Q9）。いずれにしても、メールやチャットなどのオンラインツールの便利な点は「相手の都合を気にせず用件を伝えられる」「相手の時間を奪わずに済む」などが多い。確かに、電話はその内容やかけるタイミングによっては「なんでそんなことで今電話してくるの！」と直接言われないまでも、相手の感情を逆なですることにもなりかねない。メールやチャットならば、急ぎの用件以外で「読める時間に読んでもらう」という相手の都合に合わせられるメリットが大きいといえる。
