もはやオンライン会議がデフォルトとなった今、会議で提示する資料もオンラインに最適化し、最大の効果を目指したい。オンライン会議ではとくに注意したいNG資料とはどんな資料？ また、その改善法は？ 外資系企業に勤めた後、独立して活躍中の清水久三子さんに詳しくレクチャーしてもらいました。
※写真はイメージです（写真＝iStock.com／SetsukoN）
何はさておき、「情報量を減らす」
オンライン会議では、リアルな会議に比べてどうしても参加者の集中力が低くなります。そのため、リモート版の資料はまず何よりも「情報量を減らす」ことが重要。オンライン会議では、PCではなくタブレットやスマートフォンで参加している人もいるので、小さな画面でも無理なく見られる資料にアレンジしましょう。
（1）テキストメインの資料はNG
オンライン会議の間、ずっとモニターの字を追うのは疲れるものです。テキスト量を減らし、直感的に理解してもらえるよう、できるだけグラフやチャートで提示すること。例えばNG資料例①のテキスト量はトータル500字ほどあり、ぎっしり詰まっています。
では、ここからどうやって情報量を減らしていけばよいでしょうか。
いったん書き上げたテキストには、同じ言葉、同じ意味の文章が重複していることが多いので、なるべく同じ言葉は繰り返さないように削っていきます。そうしてメッセージを簡潔にした上で、OK資料例①のように図表化すれば、格段に伝わりやすくなります。
左：NG資料例①、右：OK資料例①（© 2020 AND CREATE）
