何となく、過去のフォーマットをコピペして作っていないか？ 数字やデータを並べただけで満足していないか？ 必要なのは次のアクションを生む文書だけ──これが一流企業の常識だ。

日々環境が変化し、スピードが重視される通信業界。それは会議の場でも同様である。KDDI広報部で商品のプロモーションなどを担当する米原浩之さんは、資料確認用のパソコン、メモ用のタブレットを用意して会議に出席。「議事録の担当になったときは、リアルタイムでつくっていきます。会議が終わったらその場で出席者に一斉送信。それから席に戻ることが、自分に課しているミッションです」というから、その速さは只事ではない。

「経験則として、時間をかけて議事録をつくりこんでも読まれないことが多い。それよりも決まったことを即座にアウトプットして、まずは情報共有。さらっと読んでもらって、もし認識違いがあった場合はメールの返信で修正してもらうほうが、実効性が高いように思います」