「抜け」「漏れ」「手戻り」を無くす

「仕事の5つの要素」を意識できているか？

一見未知と思われる仕事や事象を分解するうえで役立つフレームワーク（枠組み）を1つ紹介します。

「仕事の5つの要素」と呼ばれるもので、未知であるか既知であるかにかかわらず、仕事を誰かに任せるまたは引き受けるときに「抜け」「漏れ」「手戻り」がないよう両者で擦りあわせるための共通言語として私が普及・推進をしている考え方です。

使い方は極めてシンプル。対象となる仕事や事象を、以下に示す5つの要素に、図を描きながら（またはメールやチャットなどで箇条書きにしながら）分解および定義するのみ。

そうして、相手と自分との認識を言葉にしてズレがないかを確認していきます。

① 目的：その仕事を、何のために行うのか

② インプット：必要な原材料、要求事項、データ、参考情報、ツールなど

③ 成果物：完成物または完了状態

④ 関係者：直接または間接的に関係する人や組織

⑤ 効率（または進め方）：目標・実績の所要時間、コスト、歩留まりなど。または、仕事の進め方（手順、プロセス、場所などの環境）そのもの

【図表】仕事の5つの要素
出典＝『定時で成果　残業ゼロでも目標を達成するチームづくりの教科書』（ディスカヴァー・トゥエンティワン）

効率化できる部分を見極める

このようなシンプルな絵を描きながら対話するだけでも、既知として効率よく進められる部分、他者を頼ったほうがいい部分、正しく時間をかけて悩むべき部分が見えてきます。言い換えれば、「どこを効率化して時間を生み出し、どこに時間をかけるべきか」の地図が描けるということです。このような共通の地図なき状態でいきあたりばったり、手当たり次第で仕事を進めると、無駄な手戻りや残業がどんどんと増えていきます。

「仕事の5つの要素」の詳しい解説と、ビジネスシーンに応じた具体例は書籍『任され型』（三笠書房）をご参照ください。新入社員研修や新任リーダーの育成のための教材としても重宝します。