元マイクロソフト役員が｢社員のエクセル作業｣を原則禁止にした納得の理由 今週､何時間働くかを決めているか

※本稿は、越川慎司『週休3日でも年収を3倍にした仕事術』（PHP研究所）の一部を再編集したものです。

写真＝iStock.com／simpson33

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まずは「今週は何時間働くか」を決める

ここでいきなり質問ですが、あなたは「今週は○時間働く」と決めて働いたことはありますか？

私の時間は、すべてAIなどのITが管理しています。「1日の労働履歴」は様々な端末を通じて常にインターネットにつながっており、週の総労働時間、作業時間、アイデアを出すクリエイティブな時間、勉強の時間、メンバーとのコミュニケーション時間などを、ITツールによって管理しています。

また、その週に働いた時間が30時間を超えそうになると、AIによってアラートが出るようにセットしています。

まず必要なのは、どのように、そしてどれだけ働いたか、を可視化することです。

「だいたいこれぐらいの時間には帰ろう」「明日は早めに帰れるようにしよう」ではなく、一度、「今週は○時間しか働かない」と決めて、カウントダウン式に仕事を進めてみてください。

短時間で成果を出すという「目的」に、数値化したゴールを入れると「目標」に変わります。いま何時間働いていて、あと何時間残っているかを意識しながら働くと、驚くほど仕事の「無駄」がなくなるのです。

Excelの作業は原則禁止

われわれクロスリバーでは、すべての仕事の各タスクがどれだけの時間がかかり、受注額に対してどれだけの時給になっているか、すべて記録を取って可視化しています。「契約金額に対してどれぐらい時間をかけていいのか」「自分の能力を1時間でフル稼働させたらどれぐらいの稼ぎになるのか」といったことを意識することで、漫然と作業することを防ぐことができるのです。

世界に点在するメンバーについても、どのような作業にどれだけ時間をかけたかを見える形にしてありますから、どういった種類の作業が無駄なのかもわかるわけです。

例えば、Excelの作業は売上げには直結しにくいことがわかっています。PowerPointの資料作成も時間をかければ売上げが上がるわけではない、という相関関係も見出しました。

このことから、クロスリバーではExcelの作業は基本的に禁止としています。代わりにAIによる解析、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）による自動収集と解析、BI（ビジネス・インテリジェンス）ツールによる取りまとめを行っています。