ホテル業界などで秘書を経験後、鈴木敏文氏の秘書を務めて25年。藤本圭子さんは、まさに“プロフェッショナル・セクレタリー”。部下に求める仕事の水準の高さで知られる名経営者に認められた超実力派秘書に、一歩踏み込んだ「気づかいの極意」を学びます。
上司に対し、100パーセント全身全霊で向き合う
秘書に求められる仕事と、一般のスタッフに求められる仕事とは、どこに違いがあるのでしょうか。それは、「気づかい」のあり方一つにも表れてくるように思います。
例えば、上司から「○○の資料を用意してほしい」と頼まれたとします。指示された資料を収集作成したうえで、できるだけ見やすいように整理したり、とじたりする気づかいは、どんなスタッフでもできます。でも秘書の場合、それでは「言われたことしかできない秘書」にすぎません。
誰もが少し考えればわかるような、目に見える気づかいは最低限のことで、目に見えないところまで配慮し、気づかう。資料の準備も、上司が資料を読めば、次はその資料の背景にあるバックデータや、その先の情報も知りたくなるだろうと、その心理やニーズを読み、求められたらすぐ出せるようあらかじめ入手し、準備しておく。それが本当の秘書の仕事です。
その意味で、秘書に求められる気づかいは単なる精神論ではなく、知力が必要な世界です。知力がなくては、気づかいも配慮もできない。問題はその知力をどうやって身につけるかです。
上司の目に見えない心理やニーズにも応え、対応していくために必要な知力は、中途半端な取り組み方では生まれません。重要なのは、上司に対し、100パーセント全身全霊で向き合うことができているかどうかです。
「今の上司とうまくいかない」と悩んでいる秘書から相談されたとき、私は必ず問い返します。「あなたはその上司のために全身全霊で仕事をしていますか」「一点の曇りもなく、献身的に仕事をしていますか」と。頭を白紙にして、全神経を集中させ秘書の仕事をまっとうすれば、「いやだな」と思っていた上司でも、態度や発言の意味合いがわかるようになる。逆にいえば、献身的でなければ、上司の本当のよさや本質的な部分は見えないともいえるでしょう。
さらに、秘書としての100パーセントの献身は、上司に対してだけでなく、関係する部署の人たちすべてに対しても求められます。それは結果として、上司に返ってくるからです。
