スコット教授流｢メールの本数を確実に減らせるとっておきの方法｣｢受信フォルダはメールを保存する場所ではない｣生産性が急降下する"やってはいけない"メール対応3タイプ

メール対応タイプ③:受信メールをためたままにしておく放置型

この放置型は、そもそもメールを管理する方法を知りませんし、そのための努力をする気もありません。メールソフトの検索能力に頼るのみです。検索機能はかなり優秀ですが、不要なメールを整理すれば、はるかに効率よく迅速に使えるのです。

メールの管理は本来、複雑ではありませんし、時間もたいして要しません。必要なメールを、いくつかのフォルダにきちんと分けておけばいいだけなのです。

まず、受信トレイから始めましょう。ここは整理を待つメールを一時的に置いておくための場所です。残しておきたいメールを保存する場所でも、受信メールを置きっぱなしにする場所でもありません。

写真＝iStock.com／Golden Sikorka

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フォルダは10個くらいがベスト

メールを残すかどうか判断するときは、自分に次の質問をしてください。

あなた自身、そしてあなたの仕事にとって、役立つアプローチを見つけましょう。デジタル文書については、適切な数のフォルダに管理しましょう。標準的には、サブフォルダも含めて10個くらいのフォルダがいいでしょう。検索しやすいように、内容が関連しているものは一つにまとめます。たとえば、「ブログ」「インスタグラム」「フェイスブック」などは、全部まとめて「ソーシャルメディア」と名づけたフォルダに入れます。

他にも、上司から送られた方針メールなどを入れる「記録保存」フォルダ。落ち込んだときなどに読む「ときめき」フォルダも役立ちます。ちなみに、私はこのフォルダに、学生からの「いい授業をありがとう」メールや、研究を褒めてくれる学者仲間からのメール、コンサルタント業務や講演に対する企業からの感謝メールなどを入れておきます。もし、重要な添付ファイルがあれば、別のフォルダにひとまとめにしましょう。