メール対応タイプ①:こまめに受信トレイをからにする対応型

研究によれば、メールへの対応は次の3タイプに分かれます。そのいずれもが、問題を生じさせる可能性があります。

こまめに対応型は、受信メールにつねに注意を払い、メッセージを受け取ったら、すぐに対応します。していた作業を中断して、メッセージを読み、すぐに各フォルダへファイル、という流れです。これには問題があります。メールを1件処理するには、作業中の仕事を26分間も中断しなくてはならないのです。

フォルダを複雑に分けている場合、こまめに対応型はさらなる窮地に陥ります。フォルダの管理や維持にかなりの時間を取られる上に、必要なメールを見つけるのにも手間がかかりますし、そもそもメールをファイルすること自体が重荷です。じつは、研究によれば、フォルダが20以上あると、複雑すぎて管理できません。フォルダが多すぎると、届いたメッセージをどのフォルダに保存するか決めるための時間がかかり、しばらくすれば、どこに保存したか忘れてしまうのです。

コンピューターとメールアイコン
写真＝iStock.com／Igor Kutyaev
※写真はイメージです

メール対応タイプ②:数カ月ごとに受信トレイをきれいにする大掃除型

この大掃除型は、メールがある程度たまって、目当てのものが見つけられなくなると、受信トレイの中身をほとんど削除して、しばらくはきれいな状態が続くけれど、そのうちにまた散らかってしまう、というサイクルをくり返します。これは、二つの点で最悪です。

散らかった状態で暮らすことと、重要なメッセージを見失うこと。たまりにたまった受信メールをからにしようとすると、急ぐあまりにあわててしまう、というのは私も身に覚えがあります。そのあげく、重要なメッセージまで削除してしまって落ち込むことになりかねません。