1.タスク管理では「作成」「返信」「転送」を使い分ける
近年メールは、チャットなど新たなコミュニケーションツールにおされて出番が減ってきているようですが、私は使い方一つでまだまだ利用価値があると思っています。
たとえばメールは他のツールと違って、履歴を検索しやすいのと、To・Cc・Bccを使って情報の送信先を使い分けられるため、ビジネス文書の記録保持や、情報の一斉送信に向いているのです。
さらに私はメーラーを使って自他全てのタスクを管理していて、メーラーを如何に上手く使えるかがスマホ仕事術の肝だとすら考えています（この辺りの話は、以前の記事をご参照下さい）。
メール操作の基本は「作成」「返信」「転送」の3つです。「そんなの当たり前じゃないか」と思われるかもしれませんが、この3つの操作の使い分け方については意外と知られていなかったりします。特にタスク管理でメールを適切に扱えると、仕事のテンポは格段に速まります。
以下にタスク管理におけるメールの基本操作3つの使い分けについてご紹介します。
作成
タスクを思いついた時に、ひとまずメモ用紙やメモアプリに備忘的に書くのではなく、メールアプリを開いてそのままタスクメールを作成し、自分または他人に送っておけば、あとから転記するなどの間接作業を省くことができます。また、タスクメールを作成する際には、要件を口語で長々と書くのではなく、箇条書きで端的に書くようにすれば、チャットツールのような簡素で素早いコミュニケーションができるようになります。
返信
タスクメール上で、同じ内容について同じ相手とタスクのやりとりが続く場合には、複数のメールに分けるのではなく、必ず返信メールに上書きするかたちで、過去の履歴が一つのメールで確認できるようにしておくことをお勧めします。
転送
社外から送られてきたメールに対して、社内に速やかにタスクとして依頼する際には「転送」を使います。ちなみに「返信」は添付ファイルが外れるのに対して、転送は添付ファイルがついたままになるので、関係者にそのままシェアする場合に便利です。コミュニケーションとタスクは密接な関係にあるため、メールの転送を使って速やかにタスク依頼につなげていけるよう操作慣れしておきましょう。
これまでなんとなく使っていたメールの「作成」「返信」「転送」を、タスク管理の流れの中で意識的に使うことで、仕事の段取り速度は格段に速くなるはずです。
