終わらない会議の元凶は一つだけだ"話が長い"と言われる人は何が一番問題なのか

なぜ会議は長いままなのか

昨今、働き方改革を中心に、時間生産性の改革が叫ばれているが、ムダな仕事を削減するチャレンジは何十年も前から繰り返されてきていることである。

求人媒体や、リサーチ会社が行う、「御社のムダな仕事は？」アンケートによると、

といった項目が常連だ。今回のテーマである「長い話」は「長い会議やミーティング」に相当する。「長い話＝長い会議」の原因と対策について“識学的”観点から掘り下げ、みなさんと一緒に考えてみたい。ここでいう会議は、今はやりの1on1のようなものも含まれると考えて頂いてOKだ。これだけ、コミュニケーションツールが発展、進化しながら、なぜ会議は依然として長いままなのだろうか。

過去トークか、未来トークか

みなさんの会社の会議の中身を思い出して頂きたい。内容は過去のものか未来のものか、その割合はどうか。

会議の長い会社は、「過去トーク」に大幅に時間を割いている可能性が高い。過去の話というのはおおむね「原因分析」であり、未達成事項やトラブル、クレームなどネガティブな問題に関するものが多い。5W・1Hといったように、問題に対して、誰が、どこで、なぜ不具合が生じているのか、いったいどのような方法をとってそうなったのか、が詳細に述べられることになる。

会議の内容が過去トークに終始することを経験的に知っている発表者たちは、入念にこの原因分析を練り上げ、会議に臨み、場合によっては会議に臨んだ時に事なきを得るための会議を事前に行ったりしている組織も散見される。これでは時間生産性を追及することはできない。

いやいや、何を言っている、原因分析こそがカイゼンの始まりではないか!!

ここまでの話だとこんな反論が出てきそうだ。原因分析が絶対悪という主張をしているのではない。原因分析“のみ”で会議を終わるな、ということが言いたいのだ。