「To Doリスト」ではなく「To Stopリスト」を作ろう！

日々の仕事や生活の中で「やること」を忘れないようTo Doリストをつけている人は多い。だが「やめること」はどうだろうか。日々のタスクを少しでも減らすことが、時間なりコストなり、何かを新しく始めるための余力を生み出す。

To Stopリストには「やるべきと思われているが、実は不要な仕事」が入る。いつ、どんなときに仕事を見直し、リストを作ればいいのだろうか。

To Stopリストを作る「3つのタイミング」

①何かを新しく始めるとき

何かを新しく始めれば、時間と労力が割かれる。To Stopリストを作る絶好の機会だ。何かをやめれば、必ず影響を受ける人が出てくる。「やめたらどんな影響があるか」を頭の中でシミュレーションしたうえで、思い切って関係者に聞いてみよう。

②忙しすぎて業務がまわらなくなってきているとき

忙しすぎるときこそ、その原因となっている「日々の業務」の見直しをすべきだ。だが忙しいときほど「そんな時間はない」というモードになりやすい。結果、忙しさからずっと抜け出せない状態になる。業務がまわらなくなってきているときこそTo Stopリストを作成するべきタイミングだ。

③非効率な仕事が増えてきているとき

もっと効率よくできそうなのに、ずっと見直せずにいる仕事はないだろうか。あるいは、何年も前に確立された仕事がずっとそのまま続いている場合も、To Stopリストを作り、業務を整理するタイミングにあると言えるだろう。

では、具体的に何をやめるべきか。例えば次のようなものだ。