自分から“終了宣言”をしよう

以前私もこのような状況に陥り、迷ったうえで、「お返事ありがとうございます～」と返信したところ、相手からさらにメールが送られてきて、終了のタイミングがつかめず、無意味なメールのやりとりを繰り返してしまったことがありました。

こういうとき、とても有効なひと言があります。

「お忙しいと思いますので、返信は不要です」
「返信のお気遣いは無用です」

これらのひと言があれば、相手は安心してメールを終えることができます。

「失礼ではないか？」と思うかもしれませんが、そんなことはありません。

相手にムダな時間を使わせないように配慮している、つまり、相手を敬い、大事にしているからこそのひと言ですから、「気が利く人だな」と、あなたを見直すでしょう。

「終了宣言」は、むしろメールでの大切な作法です。

ちなみに、私は1日100通を超えるメールをやりとりしていますが、こうした「終了宣言」をしてくださる方は、1パーセントもいません。

それだけに、終了宣言のひと言は輝いてみえます。

終了宣言のタイミングは、場所や時間の確認がお互いに取れたとき。

ぜひあなたから「終了宣言」をされてくださいね。

「P.S.」と「……」で“また会いたい人”になる

メールや手紙は、余計なことを書かず、できるだけ簡潔に、わかりやすい表現をするのが原則です。ビジネスシーンならなおさらでしょう。

でも、「お世話になっています」から始まり、「今後ともよろしくお願いいたします」で終わる文章って、とても味気なく感じますよね。

「常識をわきまえているけれど、なんだかかたい」とか「心を開いて話すのは難しいかもしれない」など、普段の相手を知らなかったり、長い間会っていなかったりすると、そう思えてしまうのも無理ありません。

かといって「最近、どう？」「相変わらず忙しそうだよね」など、くだけた言葉遣いは、「この人、大丈夫かな？」と信頼してよいのか、迷ってしまいます。

そんなとき、役に立つのが「P.S.」です。

「P.S.」とは「PostScript」の略。

手紙やメールなどで本文のあとに、ちょっとしたことを書き添える、「追記」「あとがき」「追伸」のことです。

できる人、ステキな人、とまわりから言われるような人は、本文できっちり大事なことを伝えたあとに、信頼を損なわない程度にやわらかいひと言を「P.S.」として添えるのです。

この「P.S.」があることで、さらに信頼が深まることもあります。