コロナ禍の最中でテレワークの導入が進み、メールやチャット、メッセンジャーなどでのやり取りが多くなりました。直接話せない分、デジタルでのやり取りがなんだか味気なかったり、悪気はないのに冷たく感じたりすることはありませんか? 今回は、エッセイスト・ビジネス作家として様々な著書を手掛ける臼井由妃さんが、冷たくならない書き方の秘訣を教えてくれます。

※本稿は臼井由妃『心が通じるひと言添える作法』(あさ出版)の一部を再編集したものです。

ノートパソコン
※写真はイメージです(写真=iStock.com/gyro)

メールのやりとりをどう終わらせたらいいか

メールをやりとりするなかで、「いつ終えればいいのだろう?」と、悩んだことがある人も多いでしょう。

「Re. Re. Re.……」と返信メールが繰り返されるほど、自分から終えるのは勇気がいるものです。

友人や同年輩の知人など、気楽に話ができる方ならば、なんとか終えられるかもしれませんが、相手が目上の方やはじめてお会いする方、しばらくメールのやりとりをしていなかった方だと、タイミングを計るのは難しいですよね。

その思いは、相手も同じです。

「そろそろ終えてくれないかな?」
「ここで返信を打ち切ったら、マズイかしら?」

やきもきしている可能性があります。

スムーズに「終了宣言」できるのが、気が利く人というものです。

実は、それもひと言でうまくいくのです。

来週の火曜日、午後一時に渋谷の△△カフェで待ち合わせたい旨のメールを受け取ったとしましょう。

あなたが相手に、

「了解しました。来週の火曜日、午後一時に△△カフェに伺います」

と返信したところ、

「それでは、来週の火曜日、午後一時に○○カフェでお待ちしております」

と、相手からメールが届きました。

さて、あなたはどうしますか?

「お返事ありがとうございます。当日お会いできるのを楽しみにしております」

と返信されますか?

それとも、スケジュールの確認がお互いにできているのだから、これで終了していいと考えますか?