3.メールをタスクとして管理すれば、漏れや遅れが防げる
なお、送受信したメールを直接ToDoリストに入れてタスク化する場合には、パソコン上での操作が必要になります。操作方法は、パソコンのGメール上で対象メールを選択し、Shift＋Tを押すと、その時開いているToDoリストに瞬時にタスク登録されます。【図表1】
このように、タスクは基本的にメールを使ってやりとりすることで、依頼者と被依頼者の双方でタスク管理が行えるようになり、漏れや遅れを防ぐことにつながります。
なお、タスクを依頼する際には、メールのCcに自分のアドレスをいれておくことで、送信後速やかにToDoリストに登録できるようになるのでお勧めです。
また、自分がやるべきタスクを自分宛にメールで送っておき、その際、上司や関係者をCcに入れておくことで、報告作業を減らすという応用技もあります。まわりの助言を必要とする新人社員などに有効な方法でしょう。
パソコンでToDoリストに登録した後は、同期されているスマホのGoTasks上でタスクを参照・管理することができます【図表2】。ちょっとした待ち時間などのスキマ時間を使って、スマホ上でタスクの優先順位を入れ替えたり、メールで済むタスクを瞬時に終わらせるなど、スムーズなタスク進捗に役立ってくれることでしょう。
写真＝iStock.com
岡田 充弘（おかだ・みつひろ）
クロネコキューブ代表取締役
外資系コンサルティング会社を経て謎解き企画会社『クロネコキューブ』を設立。700にもおよぶパソコン時短ワザを集めてマニュアル化している。著書に『爆速パソコン仕事術』（ソシム）『結果もスピードも手に入る 神速スマホ仕事術』（すばる舎）『やりたいことを全部やれる人の仕事術』（PHP研究所）『やめるだけで成果が上がる仕事のムダとり図鑑』（かんき出版）『ビジネスマナーと仕事の基本 ゆる図鑑』（監修）（宝島社）ほか。
