3.メールをタスクとして管理すれば、漏れや遅れが防げる

なお、送受信したメールを直接ToDoリストに入れてタスク化する場合には、パソコン上での操作が必要になります。操作方法は、パソコンのGメール上で対象メールを選択し、Shift+Tを押すと、その時開いているToDoリストに瞬時にタスク登録されます。【図表1】

メールをタスクとして管理する2ステップ

このように、タスクは基本的にメールを使ってやりとりすることで、依頼者と被依頼者の双方でタスク管理が行えるようになり、漏れや遅れを防ぐことにつながります。

なお、タスクを依頼する際には、メールのCcに自分のアドレスをいれておくことで、送信後速やかにToDoリストに登録できるようになるのでお勧めです。

また、自分がやるべきタスクを自分宛にメールで送っておき、その際、上司や関係者をCcに入れておくことで、報告作業を減らすという応用技もあります。まわりの助言を必要とする新人社員などに有効な方法でしょう。

パソコンでToDoリストに登録した後は、同期されているスマホのGoTasks上でタスクを参照・管理することができます【図表2】。ちょっとした待ち時間などのスキマ時間を使って、スマホ上でタスクの優先順位を入れ替えたり、メールで済むタスクを瞬時に終わらせるなど、スムーズなタスク進捗に役立ってくれることでしょう。

GoTasks でToDoリストをチェック

写真=iStock.com

岡田 充弘(おかだ・みつひろ)
クロネコキューブ代表取締役

外資系コンサルティング会社を経て謎解き企画会社『クロネコキューブ』を設立。700にもおよぶパソコン時短ワザを集めてマニュアル化している。著書に『爆速パソコン仕事術』(ソシム)『結果もスピードも手に入る 神速スマホ仕事術』(すばる舎)『やりたいことを全部やれる人の仕事術』(PHP研究所)『やめるだけで成果が上がる仕事のムダとり図鑑』(かんき出版)『ビジネスマナーと仕事の基本 ゆる図鑑』(監修)(宝島社)ほか。