ファイル名の工夫

3.最新バージョンがひと目で分かるファイル名をつける（図表3）

知らないうちに誤って古いバージョンのファイルを更新してしまっていた、ファイル名がバラバラでどれが最新のファイルか分からない……。

このような事態に陥らないよう、ファイルはひと目見てどれが最新かが分かるようにしておきたいものですよね。

そのためには、一定の規則性に則ってファイル名をつけることをお勧めします。たとえば私の会社のルールでは、ファイル名に「項番号」「カテゴリ」「固有名詞」「日付情報」「バージョンNo」を含めることで、フォルダ内で規則正しくファイルが整列し、新旧違いや漏れに気付くようになっています。

ファイル名を正しくつけることが、無用な混乱やトラブルを防ぐ第一歩になります。

普段から一定規則に則った情報管理を心がけましょう。