テレワークが増え、多くの企業の資料共有の方法がメールやクラウドへと変化しました。あなたはどこまで、セキュリティを意識していますか？ テレワーク時代だからこそ、個人情報を取り扱いは、一層シビアになってきます。企業に合わせた新人研修やオリジナル研修を行うPC講師の四禮静子さんに、WordとExcelのセキュリティ管理の基本スキルを聞いてみました。
※本稿は四禮静子「スペースキーで見た目を整えるのはやめなさい～8割の社会人が見落とす資料作成のキホン」（技術評論社）の一部を再編集したものです。
※写真はイメージです（写真＝iStock.com／chachamal）
あなたの資料、ホントに共有して大丈夫ですか？
・企画書や報告書を社内で共有する
・提案書やデータ資料を社外の人と共有する
……などのように、仕事は「複数の人」との共同作業。共有する前に資料内容だけでなく、以下の点も必ず確認しましょう。
・資料の中に含まれる「個人情報」を管理する
・資料の持つ「役割」をだれでもすぐにわかるようにする（サンプル、複製、社外持ち出し禁止、コピー禁止、大至急回覧、など）
資料を渡すために相手の会社へ出向いたり、上司のデスクへ持っていったりということも、最近ではかなり少なくなってきました。取引先とはメールでデータのやりとりをし、社内の連絡事項もメールで伝えることが一般的です。さらには、いまやクラウドにデータを保存し共有する時代。便利になっている一方でセキュリティの問題も無視できません。
