なんとなく当たり前に使っているWordやExcel。仕事にはかかせないソフトですよね。今のあなたの使い方は、果たして効率的でしょうか？　今更誰かに聞きにくい資料作成の基本を、PC講師の四禮静子さんが教えてくれます。

※本稿は四禮静子「スペースキーで見た目を整えるのはやめなさい～8割の社会人が見落とす資料作成のキホン」（技術評論社）の一部を再編集したものです。

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※写真はイメージです（写真＝iStock.com／courtneyk）

Excel、Wordを使いこなせる人はここが違う

より資料を短時間で作成するポイントとして、ソフトの画面表示を使いやすくすることが挙げられます。ソフトの画面には「リボン」「作業領域」の2つの領域があります。それぞれの領域で以下のように設定すると、編集作業がグッと効率的になるでしょう。

・リボン→命令効率を上げるために、よく使用するボタンをカスタマイズ
・作業領域→編集効率を上げるために、作業に応じたツールの表示／非表示を切り替える

ソフトを使いこなせている人と、使いこなせていない人の差はどこにあるでしょうか？

それは「よく使う機能がすぐ呼び出せるかどうか」です。

日常的にパソコンで作業するなら、たった1回のクリックでも減らしたいと思うのはみんな同じですね。たとえば、私たちが資料を作成していて一番使う「上書き保存」や「元に戻す」といったコマンドボタン。それらを集めてワンクリックで命令できるよう用意されているのが、タイトルバー左側にある「クイックアクセスツールバー」です。