手間と時間をかけずに、今の資料を「ワンランクアップ」させるにはどうすればいいか。2015年、PowerPoint部門では日本で6人目となる「Microsoft MVP」を受賞した資料作成のプロ・山橋美穂さんが、「我流を卒業するコツ」を教えます。
一番のポイントはストレートに伝えること
多くのビジネスパーソンが直面する資料作成という作業。完成度の高さを求めるほどに時間がかかる。
「この時間を生産活動にまわせたら、もっと成果が上げられるのに……」。そんなふうに負担に感じている人も多いはず。
かといって、「時短」にこだわるあまり、伝わらない資料をつくっても意味がない。効率良く、見やすくて品格を感じる資料をつくるには、どこに力を注ぎ、どの手間を削るべきなのか？ プレゼンテーション資料作成コンサルタントの山橋美穂さんは、「ゴールを明確に設定できていれば、時間をかけずに資料をつくることができます」と断言する。
プレゼンテーション資料作成 コンサルタント 山橋美穂さん
「資料づくりの一番のポイントは、伝えたいことをストレートに伝えること。その資料で最終的に“何をしたいか”が重要です。意外と、このテーマの設定を間違えている人が多い。例えば、新発売するコーヒーのプレゼン資料をつくるとします。資料のテーマは何かと聞くと、『このコーヒーの魅力を広める』『従来のコーヒーとどこが違うかを知ってもらう』などと答える人が多いのですが、本当の目的は『売ること』のはず。そのゴールを間違えてしまうと伝わるものも伝わりません」
極端な話、「テーマが明確であればスライド1枚でも十分」と言う山橋さん。「買ってもらうというふうにプレゼンテーションの目的を絞り込めていれば、おのずと余計な要素を入れることもなくなり、本質と外れた細部にこだわることもなくなります」
次ページでは、具体的なムダの洗い出しポイントと、資料の品格をワンランクアップさせるためにもっと時間を割くべきところを山橋さんに聞く。
1つでもあてはまる人は注意！「資料作成に潜むムダ」チェックリスト
＜構成のムダ＞
いきなりパワポに向かっている／1ページ目から順番につくっている／明確なゴールを意識できていない／社内外で同じフォーマットを使っている／ひたすら情報を詰め込むタイプ
▼記憶力には限りがある。ポイントは絞り込んで
資料のテーマを明確にし、構成を考えることが資料づくりの大前提。「いきなりパワーポイントに向かう人は、1時間半あっても3、4ページしか進みません」と山橋さん。また、小さくグラフを入れたり、こまごまとした情報を盛り込むことも、相手には伝わらないムダな作業。「1分間にポイントを10個聞くのと1個聞くのとでは、当然1個のほうが記憶に残ります。情報を詰め込んでも、結局忘れてしまうのですから、思い切って絞り込むのがオススメです」
＜操作のムダ＞
「配置機能」を知らない／手作業で色を変えている／手作業でフォントを変えている／1ページごとにテキストボックスでつくっている／『外資系○○の資料術』などの本を熟読している
▼手作業の3分の1の時間で見た目を整える方法
特に勉強しなくても、なんとなく使えてしまうのがパワーポイントの良いところであり、やっかいなところでもある。「例えば、図形を自動的に配置してくれる『配置機能』を使えば、手作業とくらべて作業時間が3分の1になりますし、『フォントの置換』や『スライドマスター』を使えばフォントの種類や文字の大きさを一度で変えられます」。遠回りに見えて、一度基本操作を学んでみることが結局は近道になりそうだ。
＜「こだわり」のムダ＞
リサーチ、データ探しに時間がかかることが多い／スピードより完成度を重視している／関連性のないグラフをやたらとのせている／とにかくアニメーションをよく使う／フォントにこだわる／何色を使うか迷う
▼デザインやテンプレのこだわりは必要なし
「資料づくりにとって、リサーチは一番重要」と言う山橋さん。ただ、見つからないデータをひたすら探し続けていたら、いつまでたっても資料は完成しない。「入手できた材料でいかに美味しい料理をつくるか」の精神で、腕を磨く意識が必要。また、ビジネスシーンで使う資料に「デザインやテンプレートのこだわりは必要ありません」とキッパリ。あくまで大事なのは「伝えたい内容を目立たせること」。技巧を駆使して“パワポ使えるぜ”というアピールをしても何の成果にもつながらない。
＜構成のムダ＞
いきなりパワポに向かっている／1ページ目から順番につくっている／明確なゴールを意識できていない／社内外で同じフォーマットを使っている／ひたすら情報を詰め込むタイプ
▼記憶力には限りがある。ポイントは絞り込んで
資料のテーマを明確にし、構成を考えることが資料づくりの大前提。「いきなりパワーポイントに向かう人は、1時間半あっても3、4ページしか進みません」と山橋さん。また、小さくグラフを入れたり、こまごまとした情報を盛り込むことも、相手には伝わらないムダな作業。「1分間にポイントを10個聞くのと1個聞くのとでは、当然1個のほうが記憶に残ります。情報を詰め込んでも、結局忘れてしまうのですから、思い切って絞り込むのがオススメです」
＜操作のムダ＞
「配置機能」を知らない／手作業で色を変えている／手作業でフォントを変えている／1ページごとにテキストボックスでつくっている／『外資系○○の資料術』などの本を熟読している
▼手作業の3分の1の時間で見た目を整える方法
特に勉強しなくても、なんとなく使えてしまうのがパワーポイントの良いところであり、やっかいなところでもある。「例えば、図形を自動的に配置してくれる『配置機能』を使えば、手作業とくらべて作業時間が3分の1になりますし、『フォントの置換』や『スライドマスター』を使えばフォントの種類や文字の大きさを一度で変えられます」。遠回りに見えて、一度基本操作を学んでみることが結局は近道になりそうだ。
＜「こだわり」のムダ＞
リサーチ、データ探しに時間がかかることが多い／スピードより完成度を重視している／関連性のないグラフをやたらとのせている／とにかくアニメーションをよく使う／フォントにこだわる／何色を使うか迷う
▼デザインやテンプレのこだわりは必要なし
「資料づくりにとって、リサーチは一番重要」と言う山橋さん。ただ、見つからないデータをひたすら探し続けていたら、いつまでたっても資料は完成しない。「入手できた材料でいかに美味しい料理をつくるか」の精神で、腕を磨く意識が必要。また、ビジネスシーンで使う資料に「デザインやテンプレートのこだわりは必要ありません」とキッパリ。あくまで大事なのは「伝えたい内容を目立たせること」。技巧を駆使して“パワポ使えるぜ”というアピールをしても何の成果にもつながらない。
