第一印象のいいメールの書き方3つのステップ
①どこの誰かを伝える
新規のお客様にアプローチする際は、お客様はあなたのことを知りません。「名刺交換をした」「展示会で一度顔を合わせた」くらいでは知らないに等しいといえるでしょう。
実際に顔を合わせていたとしても、「○○株式会社の○○です」といったメールの書き出しでは思い出してもらえないのです。
そこで、「お客様は自分のことを知らない」という前提で文章を考えましょう。自分がいったいどこの誰なのかを示すところからスタートします。
・会社、所属している企業や団体
・会社の場所、担当エリア
・どんな活動・仕事をしているか
・（可能なら）キャリア、年齢など
可能な限り具体的に記述して、「どこの誰かわからない」→「素性がわかる」というところまでランクアップさせることです。
この文章が丁寧であればあるほど、「せっかくだから読むだけ読んでみよう」と思ってもらえる確率が上がります。
②メールを送った動機を伝える
「どうしてこのメールを送ったのか」といったお客様が納得するような動機を伝えてください。
メールを受け取ったお客様は、なぜ自分にこのメールが届いたかを知りません。メールを送ろうと考えたきっかけやプロセスを簡潔に伝えましょう。
③会うに値する信頼を得る
ここで重要なのは「自分がいかに役立つ存在であるか」を明確に伝えることです。
お客様に対して「私どもはこういった内容でご協力できると思います」といった経験を織り交ぜます。会う価値を感じてもらえるとともに“独自性”も伝えられます。
このような文面にすれば、「これは迷惑メールだ」などと思われなくなります。
お客様によっては、相手のアクションを促すような「ぜひ○○について、一度お話だけでも聞いてはいただけませんでしょうか」といった内容を伝えてもいいでしょう。
この3ステップを踏んでいれば、アポイントが取れる可能性が高くなります。
営業サポート・コンサルティング代表取締役。関東学園大学経済学部講師。社団法人営業人材教育協会理事。1972年生まれ。群馬県高崎市出身。群馬大学工学部卒業後、トヨタホームに入社し、営業の世界へ。自分に合う営業方法が見つからず7年間、ダメ営業時代を過ごした後、手紙で情報を提供する営業に切り替えたことをきっかけに4年連続トップ営業に。2006年に独立し現職。主な著書に『訪問しなくても売れる!「営業レター」の教科書』（日本経済新聞出版社）、『売れる営業に変わる100の言葉』（ダイヤモンド社）、『面接ではウソをつけ』（星海社）、『トップ営業マンのルール』『「稼げる営業マン」と「ダメ営業マン」の習慣』『残業なしで成果をあげるトップ営業の鉄則』（明日香出版社）、『営業1年目の教科書』『営業の働き方大全』（大和書房）、『リモート営業で結果を出す人の48のルール』（河出書房新社）、『仕事ではウソをつけ』（光文社）、『使ったその日から売上げが右肩上がり！営業フレーズ言いかえ事典』(大和出版)などがる。
