【悩み2】時間が予定より延びてしまう
オンライン会議をやると、どうしても予定より時間が延びてしまいます。何度やっても、時間通りに終わらせることができません。定められた時間内にちゃんと収めるには、どうしたらよいのでしょうか。
【解決策1】できないことはやらない
まず、お尋ねしたいのは、「時間内に終わる議題になっていますか？」という点です。議題が多すぎる、問題が難しすぎる、結論を出すだけの材料が不足している、といった状況では、誰がやっても時間通りに終わりません。
少々の無理はよくても、無茶は禁物です。オンライン会議に慣れないうちは、リアル会議よりも少しボリュームを減らさないと、尺に合わなくなります。身の丈にあったゴールを設定するのが一番の対処法となります。
それが難しければ、話し合いにメリハリをつけるしかありません。
大事な話に時間を割く代わりに、瑣末な話は端折るようにします。確認だけに留めたり、別の手段で意見を集めたりして。そうすることで時間短縮をしながらも、議論の質を落とさないようにします。
人数にもメリハリをつけてはどうでしょうか。いつも全員で議論するのではなく、テーマによっては小グループやペアになって話し合うようにするのです。
もちろん、タイムキープは重要です。タイマーがみんなから見えるようにしておき、「3分で説明をお願いします」「○○について5分だけ議論しましょう」と常に時間をコールするようにします。一番話の長い人にタイムキーパーをお願いする方法もあります。
【解決策2】オンライン会議ならではの楽しいルールを
「オンライン会議だとおしゃべりが増えて時間が延びる」という話を耳にします。雑談が必ずしも悪いわけではなく、情報交換や緊張緩和に役に立ちます。
しかしながら、時間を忘れて馬鹿話をしたり、脱線ばかりするのは、単に集中力がないだけです。これは引き締め直す必要があり、おしゃべりの質を見極めることが大切です。
オンライン会議で時間が延びる原因として、もうひとつよくあるのが堂々巡りです。相手に真意が伝わらず、何度も同じ話を繰り返してしまうのです。ファシリテーターが仲介に入るか、誰かに解説をお願いをすれば、不毛な時間が短くてすみます。
あとは、どうやってみんなに終了時間を守らせるかです。リアル会議と同様、立ってやると時間が短くなるかもしれません。試してみる価値はあります。
あるいは、「ミーティングが時間通りに終わらなかったら、リーダーが出席者全員におごる」「ミーティングが時間オーバーになったとき、最後に発言していた人が腕立て伏せを50回する」という秘策もあるようです（S.G.ロゲルバーグ『SUPER MTG スーパー・ミーティング』）。こんな風にオンライン会議ならではの楽しいルールをつくるのも面白いのではないでしょうか。
