速さとクオリティの高さを同時に実現するスゴイ技ミス無く高速処理｢総務部勤務･92歳エクセルの達人｣が机に向かうとき絶対にしないこと

目の前の仕事に集中するシンプルな方法

では、仕事でミスをしないためには、どうすればいいのでしょうか。

私が推奨している方法は、デスク上には、ToDoリストの最上位で、いまやるべき仕事関連に絞って書類を置いておくことです。

一度に複数の仕事をこなそうとすると、思わぬミスを招いてしまい、結局は足を引っ張られかねません。

複数のソフトを同時に動かそうとすると、パソコンの処理速度は低下しやすくなります。同じように、複数の仕事を同時に処理して仕事の効率を上げようとしても、脳も手足もできることには限りがありますから、処理速度が低下してしまいます。

すると同じ仕事をこなすにも要する時間が長くなり、さらにミスも増えるという悪循環を招きやすいのです。

だから、デスクの上には、現在とり組んでいる仕事関連の資料だけを置いて、その仕事に集中する環境を整えます。

デスクに複数の案件の資料を置いていると、混乱しやすくなります。資料を見失い、それを探すのに貴重な時間を奪われることもありますし、資料が紛れて行方不明になるということだって考えられます。

パソコン上でも、複数の案件のファイルを同時に開かない

同じ日に複数の案件をこなさなければならない場合、優先度がより高い仕事をキリのいいところで終えて、ひと区切りつけたら、それをいったんデスクの端なり、引き出しの決まった一時保管場所なりに収めます。

それから次の案件をとり出し、デスク上に広げるようにします。こうすれば、デスク上に広げる仕事は一つだけという原則が守れます。

パソコン仕事でも、複数の案件のファイルを開いたままにしないで、最優先の案件のファイルだけを開くようにします。次の仕事にとりかかるときは、ひと区切りつけた仕事のファイルを閉じてから、新しいファイルを開くようにします。

一つの仕事に集中してミスを減らし、“巧速”を実現するためにも、やはり掃除が不可欠です。

掃除を心がけて、デスクもパソコンもすっきり整理整頓されているからこそ、仕事に集中しやすいのです。