1.名刺はアプリを使わず即デジタル化する
項目タイトルを見て、名刺アプリを使うのかと思われた方もいるかもしれませんが、実は私は名刺アプリは使いません。
近年、個性的なデザインの名刺も増えていることもあって、どうしてもアプリによる読み取りミスが一定数発生し、あとから手動で文字修正することが避けられません。さらには名刺アプリの操作法を習熟する時間や、頻繁なアップデート作業で時間が奪われるのを、私はもったいないと思ってきました。
そして、名刺管理法について長年試行錯誤した結果、名刺情報の入力方法を少し工夫すれば、アプリを使わずとも相当の恩恵を受けられる、との結論にいたりました。
どういうことかと言うと、今の私は、受け取った名刺相手にできるだけ速やかにスマホからお礼のメッセージを送ると同時に、その情報をデジタル化して、一定期間を経たら紙の名刺は全て廃棄するようにしています。名刺の量は仕事の成果とは関係なく、ましてや紙の名刺をずっと保管しておく理由はないのです。
そもそも紙の名刺を死蔵させていると、記載されている情報を有効活用することができません。そこでもし名刺情報がデジタル化されていれば、例えば「東京都港区」でフィルタをかけることで、一気に該当レコードが抽出され、効率よくアポを取ることもできるのです。
名刺情報は自分宛のメールに送り、PCで統合
紙の名刺をデジタル化する具体的な方法についてお話します。
もし入手した名刺の枚数が数枚程度であれば、自分宛てのメールに名刺情報を手入力して送っておきます。
たとえば住所については、日本語モードで郵便番号を「658-0011」のように入力すると、変換候補に「兵庫県神戸市東灘区森南町」のように住所情報が表示されるため、それを選択すれば、住所をゼロから入力する必要はありません。
メールやURLの情報については、「co.jp」や「com」「http://www.」などよく使うものを、あらかじめスマホに辞書登録しておけば入力の手間を省けます。
もし名刺の枚数が10枚を超えるような場合には、名刺アプリではなく、Excelやスプレッドシートのような表計算アプリを使えば、入力効率がいいのと、あとあと整理・統合がしやすくなるのでおススめです。
いずれも整理・統合は、後からパソコン上で行うといいでしょう。単なる電話帳として使うのであればスマホ内だけで管理してもいいのですが、住所情報や属性情報を有効活用したいのであれば、パソコンに集約した方が、加工しやすく、可能性が広がります。無理せずパソコンとスマホをうまく連携させていきましょう。
