【悩み2】リモート参加者が孤立してしまう

他のメンバーは会議室にいて、一人だけリモートでオンライン会議に参加しています。こういうやり方はよくないのでしょうか。また、このカタチでうまくやるコツにどんなものがありますか。

【解決策1】重要な議題は全員リアルか全員オンラインで

可能であれば、こういうやり方は避けたほうがよいと思います。

どうしても、リアルで集まっているメンバーの内輪感が出てしまい、リモート参加しているメンバーが疎外感を覚えてしまうからです。アウェイな感じがして、会議への参加意欲が下がってしまいます。

話し合いの濃さも変わってきます。リアルで会っているメンバーは非言語メッセージでのやりとりが使えます。かたや、リモート参加のメンバーは言葉だけが頼りです。これでは勝負になりません。

大抵は、会議室のメンバーが話し合いの主導権を握り、リモート参加者はオブザーバー的な位置づけになってしまいます。異論があったら口を挟む程度にならざるをえません。

結局、結論への腹落ち感に差が出るのが避けられません。下手をすると「みんなで決めた」というアリバイづくりに利用されるだけになってしまいます。

おそらくこのやり方が許されるのは、リモート参加者にとってさほど重要でない議題を話し合うときです。そうでないなら、全員リアルか全員オンラインか、どちらかを選択するのが望ましいです。公平に議論をするためには。

【解決策2】アウェイ感を払しょくするには

とはいえ、こうせざるをえない状況もあると思います。そんなときは、リモート参加者にアウェイ感を感じさせない工夫が大事です。

まず、リアル会議のメンバーは内輪話をしないこと。隣に座っている人とコソコソ話をしたり、耳打ちをしたりは厳禁です。話したいことがあるなら、リモート参加者にも聞こえるようにオープンでやるようにします。

よくやってしまう失敗が目で合図を送ることです。視線を送って「これ」「それ」「君」「あなた」とやってしまうのです。指さしをされても、どこに向けてなのか、リモート参加者には分かりません。面倒でも言葉で説明をするようにしてください。

加えて、なるべくリモート参加者に話を振るようにします。特に意見を求めなくても、「いかがですか？」「大丈夫ですか？」「ついてきていますか？」で十分です。時には、「今、どんな感じですか？」と心の中を尋ねるのもよい方法です。

大切なのは、気遣いしていることが相手に伝わることです。そうすれば、大きな不満は出なくなるはずです。