督促メールも一発でできる
依頼のためのタスクメールを送った後は、Ccに届いたそのメールを選択してShift ＋ Tを押すと、前回閉じたTo Doリストに瞬時に挿入されます。「2.タスク（他）」に入ればそのままでいいですし、「1.タスク（自）」に入っていれば正しくタスクを移動させてあげましょう。
ToDoリストに入ったタスクは、Ctrl ＋ Shift ＋上下キーを使って期限順に並び替えておくと、ひと目で期限が分かって管理がしやすくなります。
そして、期限が過ぎても何らか回答をもらっていないタスクがあれば、タスク上のメールリンクをクリックすると依頼時のメールが開くので、そのメールに上書きする形で被依頼者に対してリマインド（督促）メールを送ります。
タスクのモレが解消
最初は慣れが必要かもしれませんが、一度慣れてしまえば、タスクの起案から依頼・管理・督促まで、全てツール上で連動・関連付けがなされるため、理論上タスクの漏れが生じるということが無くなります。これは仕事においてかなり革命的なことです。
私の場合は、GmailやToDoリストの他に、Googleカレンダーやエクセルで作った管理一覧を使い分けています。この4つだけで、個人と会社の大小様々なありとあらゆる管理ができています。ちなみにGoogleカレンダーは基本的にアポや会議予定などスケジュールのみを管理、管理一覧はプロジェクトに関する進捗（ステータス）を管理しています。
高価な情報システムを使わなくても、こういった身近なツールをうまく連動・集約して使うことができれば、十分効果を発揮することができます。ルールを決めて正しく運用することができれば、タスクの漏れや遅れが無くなり、頭の中のモヤモヤも無くなることでしょう。
写真＝iStock.com
外資系コンサルティング会社を経て謎解き企画会社『クロネコキューブ』を設立。700にもおよぶパソコン時短ワザを集めてマニュアル化している。著書に『爆速パソコン仕事術』（ソシム）『結果もスピードも手に入る 神速スマホ仕事術』（すばる舎）『やりたいことを全部やれる人の仕事術』（PHP研究所）『やめるだけで成果が上がる仕事のムダとり図鑑』（かんき出版）『ビジネスマナーと仕事の基本 ゆる図鑑』（監修）（宝島社）ほか。
