3.GmailとToDoリストで全てのタスクを一元管理する
たまにタスク管理をするのに、紙手帳やエクセル一覧、スマホアプリなど、複数のツールを使って行っている人を見かけます。これは一見すると器用に見えますが、管理すべき対象が複数あることで更新が追いつかず、途中で挫折してしまう可能性があります。
私は、タスク管理は何らか一つのツールで一元管理することをお勧めしています。その方が漏れや重複が減ります。私の場合はメールはGmailを使っているので、タスク管理はすべてGmailと連動するGoogle ToDoリスト（以下ToDoリストと記載）で一元管理しています。タスクは何らかのコミュニケーションの近くで発生することが多いので、このツールの組み合わせは割と理にかなっていると言えるでしょう。
「自分用」と「他人用」のタスクリストを作成
ToDoリストの使い方について説明していきます。ここからは私が採用しているオリジナルの管理方法になります。
まずTo Doリスト上に「1.タスク（自）」と「2.タスク（他）」の名称でリストを作成します。「1.タスク（自）」は自分が実行する責任があるタスク、「2.タスク（他）」は他人が実行する責任があるタスクを表しています。ちなみに「2.タスク（他）」には、他人に送った質問メールへの回答待ちなども含まれます。
私の方法では、タスクの起案はエビデンスを残すため基本的に全てメール（Gmail）を使って行います。タスクの依頼者が被依頼者に対してメールを送り、そのメールを双方でタスク管理します。
仮にもし自分で起案して自分で管理したい場合には、自分宛にタスクメールを送り、Ccに管理者や関係者の宛先を入れておきます。つまりこの場合はタスクの依頼者も被依頼者も両方自分ということを意味します。なお、そのタスクメールの中に必要事項を記載しておいたり、関連資料があればそれらも添付しておきます。
通常、タスクメールの件名は、「0320 見積承認依頼 岡田」のように、「希望期限」と「タスク名」と「担当者名」を簡潔に記載します。なお、顧客など相手によっては「希望期限」や「担当者名」を付与するわけにもいかないので、Ccに自分の宛先を入れておいて、あとから自分のToDoリスト上で別途付与するなど運用上の工夫をするといいでしょう。
