仕事は速くなった。だが、浮いた時間はいつの間にか別の雑務で埋まっていないか。効率化を成果につなげた企業は、まず何を捨て、空いた時間とお金を何に振り向けたのか――。
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AIに学習させるのは探すと手間な「基準」

どんな仕事も「まずAIから始める」。下書きや調べものといった「手間」はAIに任せ、何が良いかを判断して責任を持つのは人。ここで私たちが最初に捨てたのは、「AIで人を減らす」という発想でした。目的は人員削減ではなく、浮いた時間とお金を事業の成長に回すこと。法務とビジネスサポートの2つの部署で、何を削り、それを何に回したのかをご紹介します。

まずは法務部です。契約の確認や相談対応など、一般的な法務部と変わらない仕事を担っています。なかでも負担が重かったのが、社内で新しいツールを入れる際の、サービス利用規約の確認です。法務部には各事業部から規約に問題がないか確認の依頼が届きます。長いと確認に2カ月かかり、各部署での仕事が滞ります。そこで経営陣が法務部に、「確認は5営業日以内に返してほしい」と目標を出しました。

規約には、「契約終了後も、似たサービスを作ってはならない」といった条項が、さりげなく入っていることがあります。見落とせば、後で訴えられかねません。外部の弁護士にも確認を頼み、時間も費用もかかっていました。

そこで法務部がおこなったのは、「会社としてOKかどうかの基準」を書き出すことでした。権利の所在、免責の範囲、禁止事項――。これを、チャットGPTをカスタマイズできる「GPTs」に組み込みました。確認ポイントの指示文を保存、誰でも同じ条件で使える形にしたのです。規約と利用目的を入れると、リスクの高さ、該当する条文、その理由が、数分で出力され、法務部の担当者が最終判断を下します。

社内フローだけでなく、弁護士への頼み方も変わりました。弁護士費用はかかった手間で決まります。全部見てもらうのではなく、気になった箇所だけに絞って頼めば、費用は下がります。

確認期間は10営業日から3営業日へと短縮し、目標の5営業日を達成しました。利用規約確認にかかる外部の弁護士費用は50％減りました。これだけでも大きな削減です。その後も改善を続け、現在では利用規約にかかる外部の弁護士費用はゼロになっています。

ただ、法務の作業圧縮だけで効率化したわけではありません。依頼側の「すぐ使いたい」に対し、法務の「リスクを知りたい」というやり取りの時間も必要だったのです。

そこで、依頼する側が先に論点を整理できるGPTsを全社に公開しました。社内の既存の資料だけをもとに、質問に即答します。悩みには解決方法や相談先まで示してくれる。2025年7月から8カ月で1097回使われ、1件30分の計算で549時間削減です。手戻りや往復も大幅に減りました。

浮いた時間で、法務部は事業部と向き合っています。以前は条文の読み込みに追われていましたが、今は「交渉でどこまで譲れるか」を確かめられる。リスクを理由に突き返すのではなく、代替案を示せるようになり、企画の初期段階から相談が来るようになりました。浮いた費用の一部はAIの利用料に充て、利益の改善につなげています。

浮いた時間を人に使い対応件数が136％に

もう一つは、ビジネスサポート室です。音楽著作権の調整や多言語翻訳、アプリのリリース支援など、全部署から専門的な依頼が集まる部署です。

（構成＝本誌編集部）