3．相手の関心や状況によって署名を使い分ける
また、メールアドレスは一定のものを利用する場合でも、送る相手や状況によって署名を使い分けたいシーンもあるかと思います。
たとえば私であれば、相手が生産性向上やDX関連のことに興味がある方であればカナリア社の署名を使いますし、それ以外の私の全般的な情報に興味を持ちそうな方であればカナリア社とクロネコキューブ社を併記した署名を使うようにしています。
具体的には、Gメール標準の署名機能ではなく、テンプレートの機能を使って、あらかじめ作成・保存しておいた署名のテンプレートを、メールを作成する都度選択するようにしています。
図表＝筆者作成
たしかに最近はチャットツールが台頭してきているので、メールの出番は少なくなってきているかもしれませんが、ややフォーマルなやりとりや対顧客との折衝シーンなど、活躍することも多いと思いますので、うまく活用してもらえたらと思います。
写真＝iStock.com／fizkes
※写真はイメージです
私が会社員だった頃は、肩書が一つしかなかったため、複数の署名を使い分けるといったことは考えたこともありませんでしたが、現在は肩書が増えているため、結果的に今回ご紹介したような機能を重用しています。かつてと異なり、一人の人が同時に多くのことにチャレンジできるようになった今の時代ならではの工夫といえるかもしれません。
岡田 充弘（おかだ・みつひろ）
クロネコキューブ代表取締役
外資系コンサルティング会社を経て謎解き企画会社『クロネコキューブ』を設立。700にもおよぶパソコン時短ワザを集めてマニュアル化している。著書に『爆速パソコン仕事術』（ソシム）『結果もスピードも手に入る 神速スマホ仕事術』（すばる舎）『やりたいことを全部やれる人の仕事術』（PHP研究所）『やめるだけで成果が上がる仕事のムダとり図鑑』（かんき出版）『ビジネスマナーと仕事の基本 ゆる図鑑』（監修）（宝島社）ほか。
