「淡泊なメール」の文例
3つのポイントを実際どのように運用するか、どこまで簡素化するかは、「相手との関係性」や「内容の複雑性（≒情報量）」で変わってきます。
例えば、初めてコミュニケーションする人と、やや複雑な内容のメールのやりとりをする場合には、②の構造化と③の要件の明確化が重要になってきます。
図表1は、取引先と電話で話したことをまとめ、次のアクションを確認するためのメールです。「お世話になっております」は省き、冒頭では要件を明確に伝えています。内容は箇条書きでまとめ、「よろしくお願いします」の締め文の代わりに「メール簡素化推進中～」の一文を入れます。
図表作成＝筆者
たった5文字でメールを返す
逆に、ある程度関係性ができている人と、簡単な確認・質疑などのメールのやりとりを行う場合には、余計な言葉で飾らず、できるだけシンプルな一言で返すことを意識するといいでしょう。図表2のように、相手のメールを引用する形で返すと、短くても伝わりやすくなります。
図版作成＝筆者
メールは口頭と比べて記録性や非同期性に優れるため、形は変われど今後も残っていく可能性が高いと私は見ています。であれば、やたらに多くのツールに手を出すよりも、最も世の中で普及しているメールの運用方法を工夫することで、より効率的・効果的なコミュニケーションができるようになるでしょう。
岡田 充弘（おかだ・みつひろ）
クロネコキューブ代表取締役
外資系コンサルティング会社を経て謎解き企画会社『クロネコキューブ』を設立。700にもおよぶパソコン時短ワザを集めてマニュアル化している。著書に『爆速パソコン仕事術』（ソシム）『結果もスピードも手に入る 神速スマホ仕事術』（すばる舎）『やりたいことを全部やれる人の仕事術』（PHP研究所）『やめるだけで成果が上がる仕事のムダとり図鑑』（かんき出版）『ビジネスマナーと仕事の基本 ゆる図鑑』（監修）（宝島社）ほか。
