オンライン会議に慣れつつある方も多いのではないでしょうか。それでも、毎回スムーズに会議が進行するとは限りません。ファシリテーションのプロに、オンライン会議でよく見かける“困った人”の対処法を教えていただきます。
※本稿は堀 公俊『オンライン会議の教科書』（朝日新聞出版）の一部を再編集したものです。
※写真はイメージです（写真＝iStock.com／chee gin tan）
【悩み1】資料を読んでこないメンバーがいる
せっかく事前に会議資料を共有しているのに、読んでこない人がいます。結局、その場で説明しなくてはなりません。資料をちゃんと読まずに、読めば分かることを質問する人もいます。何かよい対策はないでしょうか。
【解決策1】資料を読んで意見を出しておく
コンパクトかつスピーディにやるのがオンライン会議の持ち味です。資料説明の時間はもったいなく、頭に入っている前提ですぐに議論に入りたいところです。
何はさておき、資料に関する会議ルールを決めておきましょう。いつまでに資料を共有して、参加者は必ず読んできて、疑問があれば事前に解消しておくようにと。当日は、一切説明をしないことを申し合わせておくと、さらによしです。
これだけで心もとなければ、資料を読んだ上での意見を集めておくようにします。当日は、それを元に議論をスタートさせ、追加は受けつけないとします。
そのときに、意見を書き込むワークシートを用意しておく方法があります。「どこが疑問ですか？」「異論はありませんか？」「ここから言えることは何ですか？」といった設問を用意して、埋めてもらうようにするのです。
また、事前に読んでもらうには、資料づくりに工夫が要ります。ページ数が多い、細かい字でビッシリ、数字の羅列などは読む気が失せてしまいます。
「会議用に資料を加工するのが面倒」というのなら、生資料の表紙に一枚サマリー（要約）をつけるようにします。そこに、議論すべきポイントが書かれていれば申し分ありません。そんな資料づくりのルールも決めおくとよいでしょう。
