3.スケジュール共有で、一気に調整がラクに

私は仕事のスケジュール管理をパソコンではなくスマホで行うことが多いのですが、そのスケジュールは社内の人とも共有するようにしています。

そうすることで、会議の時間調整も速やかに行えるようになりますし、お互いの状況が分かることで全社的な時間資源を有効活用できるようになります。

また、許される範囲で社内だけでなく家族ともスケジュール共有することで、プライベートの予定との折り合いがつけられるので、無駄のないライフワークをおくることができます(会社でのスケジュール情報は社外にオープンにすることはできないはずなので、実際には時間枠だけの公開になると思います)。

スマホでスケジュール共有する方法

スマホで他の人とスケジュール共有するには、基本的にはパソコン側でGoogleカレンダーが共有されていることが前提になります。以下にiPhone側の設定手順を紹介します(図表3)。

他の人とスケジュールを共有する

①iPhoneのブラウザから以下のURLを打ち込みます。

https://calendar.google.com/calendar/syncselect

②スマホ画面上にGoogleカレンダーの同期設定画面が表示されます。

同期したいマイカレンダー・共有カレンダーにチェックを入れます。

設定が完了したら、画面右下の「保存」をクリックします。

③iPhone標準カレンダーの画面下部の「カレンダー」を押すと、Googleカレンダーが追加されていることが確認できます。

④同様にLifebearでも設定→Myカレンダー設定から同期されているカレンダーにチェックが入っているかを確認し、入っていなければ表示したいカレンダーにチェックを入れます。カレンダー画面に戻れば表示されていることが確認できるはずです。

調整作業で時間を浪費しないように!

以上「リモートワークに役立つスマホを使ったスケジュール管理術」はいかがでしたでしょうか?

パソコンでスケジュールを管理したり、共有することは、今や珍しくないかもしれませんが、それをもう一歩踏み込んで、スマホ上で自在にスケジュール管理・共有することができれば、リモート環境におけるグループワークやプロジェクト管理が格段にやりやすくなるはずです。

また、自分の仕事を棚卸ししてみると、意外とスケジュールや会議の調整作業に時間が取られていたりするので、ぜひスマホのカレンダーアプリをうまく使って、外出先や社外にいる時のスキマ時間を有効活用してくださいね。

写真=iStock.com

岡田 充弘(おかだ・みつひろ)
クロネコキューブ代表取締役

外資系コンサルティング会社を経て謎解き企画会社『クロネコキューブ』を設立。700にもおよぶパソコン時短ワザを集めてマニュアル化している。著書に『その仕事1秒で終わります! 神速パソコン仕事術見るだけノート』(監修)(宝島社)『爆速パソコン仕事術』(ソシム)『結果もスピードも手に入る 神速スマホ仕事術』(すばる舎)『やりたいことを全部やれる人の仕事術』(PHP研究所)『やめるだけで成果が上がる仕事のムダとり図鑑』(かんき出版)ほか。