1．生産性アップには、デスク＆PCのスリム化が必須

自分のデスク

前にも述べたように、私は今から取り掛かる作業に関係のないものは、基本的にデスクに置かないようにしています。

また、オフィスはフリーアドレスのため、そもそも個人用のデスクやキャビネットがありません。あるのは共用で使えるものだけです。それにより文具や書類が溜たまることを抑制しています。

そもそもパソコンを多用するので文具をあまり使いませんが、消耗品が少ないことで、購買や承認など間接業務にかかる時間を大幅に節約できています。

パソコンの中

実はパソコンは便利なようで、使い方を間違えると時間を奪う要素に満ち溢れています。特に自分が普段使っているパソコンの中は他人からは見えないので、ついつい無駄な情報を抱えがちです。ファイルを共有サーバーに置いたり、検索してその都度必要情報を呼び出すなど、パソコンのローカルディスクに情報を溜めない仕組み作りが必要です。

ちなみに私はスタートメニュー上で情報を管理していて、デスクトップにファイルは何も置かないようにしています。

他にもいろいろ時間を奪う要素はあるかもしれませんが、これら二つの場所の無駄を集中して減らすことによって、ずいぶん時間の余裕ができてくることでしょう。

2．集中できる時間・場所で仕事を一気に片付ける

集中力は一度途切れると、元に戻すのが大変

スピーディーに仕事を仕上げるために集中力は欠かせません。集中している時とそうでない時とでは、仕事の効率は何倍、いや何十倍も変わってくることでしょう。

一方で、急な電話が入ったり人に話しかけられることで、集中力が途切れてしまった経験は誰しもあるのではないでしょうか。集中力は一度途切れると、また元のレベルに戻すのに時間がかかります。したがって、集中力はできるだけ長く持続できるほうが、時間効率的にも望ましいでしょう。

集中の方法は人によって異なり、それぞれに適した時間や場所があります。

以下に、参考として私の例を紹介します。

時間

人が集中できる時間はそう長くはありません。これにはいろいろな説があって40分とも90分とも言われています。私の場合は朝方5〜7時のうちの正味60分ほどです。時間帯については、人によっては夜中遅くの場合もあるでしょうし、時間的に追い詰められると集中力が湧いてくる人もいるでしょう（あまりお勧めはしませんが）。

場所

私の場合は、通勤電車やタクシーの中など、狭い場所では集中できません。声の大きいお客さんがいるカフェや、新幹線の中なども会話が耳に入ってきて集中できません。

珍しいところでは、景色の綺麗きれいな宿泊施設やビーチ近くのリゾート地なども、逆に開放的な気分になってしまって集中できなくなります。

私はどうやら、人があまりいないカフェや自宅の部屋、ビジネスホテルなど、適度に隔離された空間が、最も集中できるようです。

また、同じ場所に飽きてきたら、それらの間を移動することで、集中時間を多少は延長できることを自分で知っています。

その他にも人によっては、図書館や屋外に停めた車の中など、集中できる場所は本当にまちまちのようです。

場所以外にも、「集中時間を周囲に宣言する」「携帯電話を切る」「不要なパソコンのアプリを閉じる」といった方法もあるようです。

みなさんもぜひ自分に合った集中方法・集中場所を見つけてください。