「起承転結」の順番はビジネスではNG
論理的な話し方の代表格に“PREP法”があります。PREPとは、P＝Point（結論）、R＝Reason（理由）、E＝Example（事例）、P＝Point（結論を再度提示）のこと。結論から先に話すことでロジカルに伝わる、基本中の基本の方法です。よく聞く起承転結の順番は時系列であり、これはビジネスではNGです。
たとえば取引先に苦情処理に行った報告を上司にするとしましょう。「最初に担当の○○さんから今回のご指摘について伺っている途中で、その上司の××さんが、より難しい課題をおっしゃったのですが、私が持参した資料のデータをご覧になって、そのあとで……」などと時系列での報告は非常にまどろっこしい。
PREP法なら、冒頭に結論がきます。「先方のお怒りは解決しました」から始まり、「なぜなら持参した資料のデータと今後の提案に納得していただけたからです。ただし今後の課題が3つあります……」と展開すれば、非常に論理的です。
結論としてまずgoodかbadを言う
しかしPREP法が難しいのは、実際に話そうとすると、何が結論なのかわからないというケースです。結論のつもりで結論でないことを言っていることが多いのです。
そういうときは、結論としてまずgoodかbadを言いましょう。上司に報告するときに「いい報告があります」「悪い報告があります」から始めるのです。goodかbadかを示したうえで、「先方のお怒りは落ち着きました」、あるいは「先方のお怒りがとけないので、次は部長も一緒に行っていただけませんか」と続けます。
これらのテクニックはニュース番組の話し方でも使われています。たとえばニュースの詳細を伝える前に「緊迫した北朝鮮情勢についてのニュースです」、あるいは「うれしいニュースが飛び込んできました」などと言っているのを聞いたことがあるでしょう。つまり、その話の意味づけをしてから結論を言う。そうすると多少、結論のピントがぼけていても、相手に伝わりやすいのです。
