トヨタ式報告書は「7ステップ」をA3用紙1枚

解決POINT

【1】テーマの選定理由を明確にする

まずは「目的」を再認識する（「背景」）ことで、「あるべき姿」がはっきりする（「あるべき姿」）。「あるべき姿」と現状を照らし合わせれば、ギャップを確認できる。このギャップの克服がテーマとなる。

【2】現状の問題点を「数値」で把握する

テーマに関して、現状の問題点を示す。グラフなどの「数値」で表すほか、問題が発生するまでのプロセスを実際に現場で確認したり、関係者へヒアリングした結果など、具体的に示すことがポイント。

【3】目標を数値で落とし込もう

現状と「あるべき姿」から、到達すべき目標を明示する。ポイントは、何を、どこまでに、いつまでに、を含めて決めること。ポイント2で明らかにした現状の数値から、数値目標を決める。

【4】問題の根本原因を特定する

詳細は「トヨタ式『5回のなぜ』でトラブル原因を因数分解（http://president.jp/articles/-/15912）」で解説。トヨタでは思考の過程をフィッシュボーンチャートで描くことが多い。思考の過程が一目瞭然で、詰めが甘い報告書はたちまち不備を指摘されることになる。

【5】効果的な対策を導き出そう

まずは真因から対策の方向性を考える。方向性にそって対策案をできるだけ多く洗い出し、それらを「効果」「コスト」「リスク」の観点から評価。ベストの対策を特定する。

【6】対策実施後の効果を確認しよう

PDCAサイクルのチェックにあたる。ポイント2で示した対策実施前の「数値」がどれだけ改善したか、グラフで示して明らかにする。効果がなければIV、Vへ戻ろう。

【7】効果が出たしくみは定例化しよう

PDCAサイクルのアクションにあたる。一般的な報告書は対策を書いて終わるケースが多いが、その後の評価方法、それをどう定着させるかまで書き込むことが求められる。